Funktionen in Microsoft Outlook
M-Files bietet nützliche Funktionen für den täglichen Umgang mit E-Mail-Nachrichten. Sie können beispielsweise das Speichern von Nachrichten in M-Files automatisieren.
M-Files verfügt über zwei Versionen des Add-Ins für Microsoft Outlook. Dieser Abschnitt legt den Schwerpunkt auf die Verwendung des Standard-Add-Ins, aber viele der Konzepte und Verfahren sind auch im erweiterten Add-In verwendbar. Es gibt jedoch ein separates Benutzerhandbuch für das erweiterte Add-In.
Sie müssen über eine separate Lizenz verfügen, um das erweiterte Add-In für Microsoft Outlook verwenden zu können. Wenn Ihre Organisation die M-Files for Outlook Software erworben hat, haben Sie Zugriff auf das erweiterte Add-In.
Merkmale der Standardintegration mit Microsoft Outlook
- Sie können E-Mail-Nachrichten und Anhänge in M-Files in vielen Dateiformaten speichern.
- Sie können eine E-Mail-Nachricht senden und gleichzeitig in einer M-Files Dokumentenverwaltung speichern.
- Sie können Outlook-Regeln erstellen und M-Files Funktionen zum automatischen Speichern von E-Mail-Nachrichten verwenden.
- Mit dem M-Files Flag werden Nachrichten gekennzeichnet, die in M-Files gespeichert wurden.
- E-Mail-Nachrichten, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen, verfügen über eine Beziehung in M-Files. Diese Beziehungen helfen beim leichten Auffinden und Lesen der gesamten E-Mail-Konversation in M-Files.
- Sie können eine in M-Files gespeicherte E-Mail-Nachricht direkt in Microsoft Outlook öffnen.
- M-Files kann automatisch Kontaktpersonen und Kunden zu E-Mail-Nachrichten zuweisen.
- Das Dokumentdatum in M-Files entspricht automatisch dem E-Mail-Datum in Microsoft Outlook.
Optionale Einstellungen
Um die Senden und in M-Files speichern Schaltfläche in Microsoft Outlook zu deaktivieren, konfigurieren Sie die Registry-Einstellungen auf dem Client-Computer:
| Schlüssel | HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon | |
|---|---|---|
| Wertname | ShowSendAndSaveInMFilesTab | |
| Wertetyp | REG_DWORD | |
| Beschreibung | Falls aktiviert, ist die Senden und in M-Files speichern Schaltfläche in der M-Files Multifunktionsleiste sichtbar. | |
| Standardwert | 1 | Aktiviert |
| Wert | 0 | Deaktiviert |
| 1 | Aktiviert | |
Falls Sie die Schaltfläche Senden und in M-Files speichern zum standardmäßigen Composer-Fenster in Microsoft Outlook hinzufügen wollen, folgende Registry-Einstellungen auf dem Client-Computer konfigurieren:
| Schlüssel | HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon | |
|---|---|---|
| Wertname | ShowSendAndSaveInBuiltInTab | |
| Wertetyp | REG_DWORD | |
| Beschreibung | Falls aktiviert, ist die Senden und in M-Files speichern Schaltfläche im standardmäßigen Composer-Fenster von Microsoft Outlook sichtbar. | |
| Standardwert | 0 | Deaktiviert |
| Wert | 0 | Deaktiviert |
| 1 | Aktiviert | |
Der M-Files Systemadministrator kann diese Einstellungen auch auf mehreren Client-Computern anwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Konfigurationsoptionen für die "Senden und in M-Files speichern" Schaltfläche.