Erstellen einer Microsoft Outlook Regel für M-Files

Mit Microsoft Outlook-Regeln, die beispielsweise auf dem Absender, Betreff oder Empfänger einer Nachricht beruhen, können Sie das Speichern von bestimmten E-Mail-Nachrichten in M-Files automatisieren. Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle gesendeten Angebote in M-Files gespeichert werden, wenn der Betreff der E-Mail das Wort Angebot enthält.

Hinweis: Diese Anweisungen gelten für Microsoft Outlook 365. Falls Sie eine andere Version von Microsoft Outlook verwenden, können geringfügige Unterschiede beim Erstellen von Regeln vorhanden sein.

Um eine Microsoft Outlook-Regel für M-Files zu erstellen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. Öffnen Sie das klassische Microsoft Outlook und wählen Sie eine E-Mail-Nachricht, die den Nachrichtentyp darstellt, für den Sie eine Regel erstellen wollen.
    Beispiel:Sie können die Nachrichten auswählen und eine Regel beispielsweise auf der Grundlage des Absenders der Nachricht, des Textes im Betreff oder des Empfängers der Nachricht erstellen.
  2. Auf der Registerkarte Startseite im Bereich Verschieben auf Regeln klicken und Regel erstellen auswählen.
    Ergebnis:Das Regel erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  3. Auf Erweiterte Optionen klicken.
    Ergebnis:Das Regelassistent Dialogfeld wird geöffnet.
  4. Die Bedingung oder Bedingungen prüfen, die eine E-Mail-Nachricht zu erfüllen hat, damit die Regel angewendet wird.
    Beispiel:Um eine Regel zu erstellen, die auf Nachrichten anwendbar ist, die vom ausgewählten Absender gesendet wurden, das Kontrollkästchen von <Absender> aktivieren.
  5. Optional: Auf einen unterstrichenen Wert im Feld „Beschreibung der Regel“ klicken, um die Bedingung der Regel zu bearbeiten.
  6. Auf Weiter klicken.
  7. Das Kopie in einen bestimmten Ordner verschieben Kontrollkästchen markieren.
    Sie können auch die Nachrichten selbst direkt in M-Files verschieben, sodass sie beim Verschieben aus Microsoft Outlook gelöscht werden. Es wird empfohlen, eine Kopie der Nachricht in M-Files zu verschieben. Auf diese Weise bleibt die Nachricht im Originalordner, beispielsweise dem Posteingang oder dem Postausgang, gespeichert.
  8. Auf Angegeben im „Beschreibung der Regel“ Feld klicken.
    Ergebnis:Das Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld wird geöffnet.
  9. Den M-Files Knoten aufklappen und die Dokumentenverwaltung auswählen, aus der Sie E-Mails kopieren wollen, die auf die Regel zutreffen.
  10. Auf OK klicken, um das Regel und Benachrichtigungen Dialogfeld zu schließen und dann auf Vorwärts klicken.
  11. Optional: Für Ausnahmen zu dieser Regel die Kontrollkästchen für die gewünschten Ausnahmen aktivieren und die Ausnahme im Feld „Beschreibung der Regel“ bearbeiten.
  12. Auf Weiter klicken.
  13. Im Textfeld einen Namensbeschreibung der Regel einfügen.
  14. Die Kontrollkästchen Diese Regel für Nachrichten ausführen, die sich bereits in ... befinden sowie Diese Regel aktivieren aktivieren und auf Fertig stellen klicken.
Die E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook, auf die die festgelegte Regel zutrifft, werden automatisch in die ausgewählte Dokumentenverwaltung in M-Files verschoben.
Hinweis: Falls Microsoft Outlook nicht geöffnet wird, wenn Sie eine Nachricht empfangen, die die Regel erfüllt und deswegen automatisch in M-Files gespeichert wird, schlägt M-Files Ihnen vor, dass Sie Ausstehende Nachrichten jetzt speichern, wenn sich Microsoft Outlook das nächste Mal öffnet.