Benutzer zuweisen
Aufgabenzuweisungen sind ein wichtiger Bestandteil von Workflows. Zuweisungen übertragen Information und Verantwortung für den Abschluss von Aufgaben bei einem Statuswechsel automatisch auf die richtige Person. M-Files weist zwei Typen von Zuweisungen mit Workflows auf. Benutzer zuweisen und Separate Aufgabenzuweisungen erstellen.
Wählen Sie Benutzer zuweisen in der Registerkarte Aktionen, um eine Aufgabenzuweisung zu erstellen, die kein separates Objekt zur Folge hat. Wenn mit dieser Option eine Aufgabenzuweisung erstellt wird, wechselt sie in den Status „abgeschlossen“, wenn eine der beauftragten Personen den Dokumentenstatus im Workflow ändert (in der Regel durch Verschieben des Objekts in den nächsten Status).
Klicken Sie auf Definieren, um die Aufgabenzuweisung zu festzulegen.
Das Dialogfeld Aufgabenzuweisung.
Hinzufügen und Entfernen von Benutzern
Mit den Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen können Sie die verantwortlichen Personen für die Aufgabe verwalten. Wenn Sie Benutzer hinzufügen, wählen Sie aus, ob einzelne Benutzer aus der Liste Benutzer oder Benutzergruppen, Benutzer aus Metadaten oder Benutzer aus dem Statuswechsel hinzugefügt werden sollen. Beispielsweise kann eine Person, die in den Objektmetadaten in der Eigenschaft Genehmigt von angegeben ist, automatisch als beauftragte Person festgelegt werden. Weitere Informationen zum Dialogfeld Benutzer oder Benutzergruppen auswählen finden Sie unter Berechtigungen für den Workflow-Statuswechsel.
Auswahl eines Benutzers basierend auf einem früheren Statuswechsel.
Verwalten der Eigenschaft Zugewiesen zu
Wenn sich das Objekt in einem Status befindet, der eine Zuweisung erstellt hat, zeigen die Eigenschaften des Objekts an, wem das Objekt zugewiesen wurde. Die beauftragte Person kann den Status ändern und die Zuweisung mit den Funktionen in Aufgabenbereich, der Metadatenkarte oder im Kontextmenü abschließen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in Workflows und Eine Aufgabenzuweisung beenden.