In PDF-Format konvertieren

Beim Statuswechsel des Objekts können die darin enthaltenen Dateien auf dem Server automatisch in das PDF-Format konvertiert werden. Die Konvertierung in das PDF-Format auf dem Server kann bei Dateien in den Formaten Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook und Visio sowie bei RTF- und OpenOffice-Dateien durchgeführt werden.

Während der Konvertierung aktualisiert M-Files mithilfe der aktuellen Metadaten des Objekts die M-Files-Eigenschaftenfelder in Microsoft Word- und Microsoft Excel-Dokumenten.

Tipp: Wenn es Probleme mit nicht-englischen Inhalten gibt, können Sie versuchen, unter Erweiterte Einstellungen der Dokumentenverwaltung die Option PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

Konvertierungseinstellungen

Wenn Sie die Funktion In PDF-Datei konvertieren auf der Registerkarte Aktionen aktivieren, konvertiert M-Files die Dateien in einem Eindatei- oder Mehrdateiendokument automatisch in PDF-Format, wenn sich der Status des Objekts ändert. Sie können erweiterte Einstellungen für die Konvertierung definieren.

Jede PDF-Datei als separate Datei neben der Originaldatei speichern: Wenn Sie die Datei auch in ihrem ursprünglichen Format behalten wollen, müssen Sie festlegen, dass die PDF-Datei neben der Originaldatei gespeichert wird. In diesem Fall wird die Originaldatei nicht durch die PDF-Datei ersetzt. Die PDF-Datei wird mit demselben Namen erstellt wie die Originaldatei. Wird diese Funktion auf ein Eindateidokument angewendet, wird es von M-Files in ein Mehrdateiendokument umgewandelt, wenn die PDF-Datei erstellt wird.

Vorhandene PDF-Dateien überschreiben: Wenn sich bereits PDF-Dateien mit diesem Namen im Mehrdateiendokument befinden, wählen Sie diese Option, wenn Sie diese mit den in diesem Vorgang erstellten Versionen überschreiben möchten. Wird diese Option nicht ausgewählt und befindet sich im Mehrdateiendokument bereits eine PDF-Datei mit demselben Namen, weist M-Files auf den Fehler hin und die PDF-Datei wird nicht erstellt.

In PDF/A-1b-Datei konvertieren: Wählen Sie die Speicherung im PDF/A-1b-Format, wenn Sie die Anforderungen der ISO-Norm 19005-1:2005 für die Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente erfüllen möchten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als das von herkömmlichen PDF-Dateien, weshalb PDF/A-Dateien häufig größer sind als Dateien, die in das herkömmliche PDF-Format konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren im PDF/A-Format bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen weggelassen werden. Sie sollten die Konvertierung in das PDF/A-Format nur dann verwenden, wenn dies wirklich erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen.

Statuswechsel verhindern, wenn das Objekt Dateien in einem nicht unterstützten Format enthält: Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Statuswechsel in den Fällen verhindern wollen, in denen die PDF-Konvertierungsfunktion Dateien in Formaten findet, die nicht als PDF-Dateien exportiert werden können (z. B. ZIP-Dateien). Eine Fehlermeldung wird angezeigt und der Statuswechsel wird verhindert.