In PDF-Format konvertieren

Wenn sich der Status des Objekts ändert, kann M-Files die Objektdateien automatisch in das PDF-Format konvertieren. Eine Konvertierung in PDF ist für folgende Dateitypen möglich:
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Visio
  • RTF
  • OpenOffice-Dateien

Während der Konvertierung aktualisiert M-Files die M-Files-Eigenschaftenfelder in Microsoft Word- und Microsoft Excel-Dokumenten mithilfe der aktuellen Metadaten des Objekts.

Tipp: Wenn es Probleme mit nicht-englischen Inhalten gibt, können Sie versuchen, unter Erweiterte Einstellungen der Dokumentenverwaltung die Option PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

Konvertierungseinstellungen

Wenn Sie die Option In PDF-Datei konvertieren auf der Registerkarte Aktionen aktivieren, konvertiert M-Files die Dateien in einem Eindatei- oder Mehrdateiendokument automatisch in das PDF-Format, wenn sich der Status des Objekts ändert.

Klicken Sie auf Definieren, um auf diese erweiterten Einstellungen für die Konvertierung zuzugreifen:

  • Jede PDF-Datei als separate Datei neben der Originaldatei speichern: Wählen Sie diese Option, um die Originaldatei beizubehalten. In diesem Fall erstellt M-Files das PDF als neue Datei mit dem gleichen Namen wie die Originaldatei. Wenn Sie ein Eindateidokument konvertieren, ändert M-Files es in ein Mehrdateiendokument und fügt die PDF-Datei hinzu.
  • Vorhandene PDF-Dateien überschreiben: Wählen Sie diese Option, um bestehende PDF-Dateien mit demselben Namen in einem Mehrdateiendokument zu überschreiben. In diesem Fall werden diese PDF-Dateien durch die Versionen ersetzt, die mit der Workflow-Statusaktion erstellt wurden. Wird diese Option nicht ausgewählt und befindet sich in einem Mehrdateiendokument bereits eine PDF-Datei mit demselben Namen, weist M-Files auf den Fehler hin und erstellt keine PDF-Datei.
  • In PDF/A-1b-Datei konvertieren: Wählen Sie diese Option, um die ISO-Norm 19005-1:2005 für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente einzuhalten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als Standard-PDF, und Dateien, die in PDF/A konvertiert werden, sind oft größer als Dateien, die in Standard-PDF konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren nach PDF/A bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen ignoriert werden. Verwenden Sie die Konvertierung in das PDF/A-Format nur, wenn es erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen.
  • Statuswechsel verhindern, wenn das Objekt Dateien in einem nicht unterstützten Format enthält: Wählen Sie diese Option, um den Statuswechsel verhindern, wenn die PDF-Konvertierung nicht möglich ist (z. B. ZIP-Dateien). Wenn diese Option ausgewählt ist und die PDF-Konvertierung nicht möglich ist, benachrichtigt M-Files über den Fehler und verhindert den Statuswechsel.