Berechtigungen festlegen, löschen und zur Archivierung markieren

Infolge eines Statuswechsels können neue Berechtigungen festgelegt werden, und das Objekt kann gelöscht und archiviert werden oder beides. Sie können mehrere Optionen der Registerkarte Aktionen gleichzeitig auswählen.

Berechtigungen festlegen

Automatische Berechtigungen nicht verwenden

Wenn Sie diese Option auswählen, umgeht das Objekt die automatischen Berechtigungen, die normalerweise für das Objekt gelten. Verwenden Sie die Funktion Berechtigungen festlegen, um die effektiven Berechtigungen für die Objektversion zu ändern.

Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren

Objektberechtigungen in M-Files sind versionsspezifisch, und diese Einstellung ändert das Standardverhalten, wie M-Files Berechtigungen für frühere Versionen überprüft. Dadurch kann der Zugriff auf die Versionen des Verlaufs weniger eingeschränkt werden.

Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, bewertet M-Files die Berechtigungen wie folgt:
  • Um Zugriff auf die letzte Objektversion zu haben, müssen Sie zumindest Lesezugriff darauf haben.
  • Um Zugriff auf den Verlauf einer Version (eine Vorversion) zu erhalten, müssen Sie wenigstens Lesezugriff auf diese spezifische Version und die neuste Version haben.

Wenn diese Option aktiviert ist, ignoriert M-Files die Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version. M-Files gewährt daher Benutzern Zugriff auf ältere Objektversionen, für die sie mindestens Lesezugriffsrechte haben. Die Berechtigungseinstellungen der neuesten Version ändern diesen Zugriff nicht mehr. Benutzer, die keinen Zugriff auf spätere Versionen des Objekts haben, sehen weiterhin die vorherigen Versionen, auf die sie noch Zugriff haben.

Hinweis: Änderungen an dieser Einstellung wirken sich nur auf Objekte aus, wenn sie den Status annehmen. Objekte, die sich bereits in dem Status befinden, behalten das Verhalten bei, das sie hatten, als sie den Status annahmen. Wenn Sie eine neue Version des Objekts erstellen, während es sich im gleichen Status befindet, wird die neue Einstellung nicht angewendet. Beispiel: Wenn die Einstellung aktiviert war und Benutzer erweiterten Zugriff auf historische Versionen hatten, muss das Objekt den Status verlassen und erneut annehmen, um zum Standardverhalten zurückzukehren. Im klassischen M-Files Desktop können Sie diese Einstellung auch für einzelne Objektversionen im Dialog Berechtigungen ändern, der im Dialog Verlauf des Objekts verfügbar ist.

Beispiel

Es gibt einen SOP, dessen Workflow die Status Entwurf, Warten auf Genehmigung und Genehmigt aufweist. Alle drei Status weisen unterschiedliche Berechtigungen auf. Ein Entwurf wird nur dem Benutzer angezeigt, der das Dokument erstellt hat, Warten auf Genehmigung gibt auch dem Prüfer Zugang, und ein genehmigtes Dokument wird allen Benutzern angezeigt.

Das Dokument befindet sich derzeit in Version 3 und im Zustand Genehmigt. Das bedeutet, dass es für alle Benutzer verfügbar ist. Jemand versetzt das Dokument zurück in den Zustand Entwurf, um es zu ändern. Dadurch werden die Berechtigungen der neuesten Version geändert, sodass nur der Dokumentenersteller sie in der aktuellen Version 4 sehen kann.

Wenn die Einstellung Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren für den Status Genehmigt aktiviert ist, haben alle Benutzer weiterhin Zugriff auf die Dokumentversion 3, jedoch nicht auf die neueste (Version 4). Ist die Einstellung deaktiviert (Standardverhalten), kann nur der Dokumentersteller die Dokumentversion 3 sehen.

Wenn die Einstellung im Zustand Genehmigt aktiviert ist und das Dokument später in den Zustand Warten auf Genehmigung wechselt, in dem die Einstellung nicht aktiviert ist, haben die meisten Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Objekt und seine historischen Versionen. Nur der Dokumentenersteller und -prüfer behalten den Zugriff. Darüber hinaus können alle Benutzer weiterhin Version 3 sehen, die im Zustand Genehmigt erstellt wurde, als die Einstellung aktiviert war. Wenn sich das Dokument mehrmals durch diesen Workflow viele bewegt wird, können alle Benutzer die im Zustand Genehmigt erstellten Versionen sehen, da die Einstellung in diesem Zustand unabhängig vom aktuellen Zustand des Dokuments aktiviert ist.

Hinweis: Selbst wenn die Einstellung Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren aktiviert ist, ist das Dokument noch immer nicht in Suchresultaten und Anzeigen sichtbar, falls die Option Die Metadaten aller Versionen sperren nicht aktiviert ist.