Berechtigungen festlegen, löschen und zur Archivierung markieren
Infolge eines Statuswechsels können neue Berechtigungen festgelegt werden, und das Objekt kann gelöscht und archiviert werden oder beides. Sie können mehrere Optionen der Registerkarte Aktionen gleichzeitig auswählen.
Berechtigungen festlegen
Automatische Berechtigungen nicht verwenden
Wenn Sie diese Option auswählen, umgeht das Objekt die automatischen Berechtigungen, die normalerweise für das Objekt gelten. Verwenden Sie die Funktion Berechtigungen festlegen, um die effektiven Berechtigungen für die Objektversion zu ändern.
Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren
Objektberechtigungen in M-Files sind versionsspezifisch, und diese Einstellung ändert das Standardverhalten, wie M-Files Berechtigungen für frühere Versionen überprüft. Dadurch kann der Zugriff auf die Versionen des Verlaufs weniger eingeschränkt werden.
- Um Zugriff auf die letzte Objektversion zu haben, müssen Sie zumindest Lesezugriff darauf haben.
- Um Zugriff auf den Verlauf einer Version (eine Vorversion) zu erhalten, müssen Sie wenigstens Lesezugriff auf diese spezifische Version und die neuste Version haben.
Wenn diese Option aktiviert ist, ignoriert M-Files die Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version. M-Files gewährt daher Benutzern Zugriff auf ältere Objektversionen, für die sie mindestens Lesezugriffsrechte haben. Die Berechtigungseinstellungen der neuesten Version ändern diesen Zugriff nicht mehr. Benutzer, die keinen Zugriff auf spätere Versionen des Objekts haben, sehen weiterhin die vorherigen Versionen, auf die sie noch Zugriff haben.
Wenn Sie diese Einstellung in den Workflow-Statuseinstellungen ändern, werden Objekte, die sich bereits in diesem Zustand befinden, das Verhalten behalten, das sie hatten, als sie in ihn eingetreten sind. Dieses Verhalten ist abhängig vom Einstellungswert zu diesem Zeitpunkt. Um das neue Verhalten für diese Objekte festzulegen, müssen Sie eine neue Version davon erstellen.
Beispiel: Wenn die Einstellung aktiviert war und Benutzer erweiterten Zugriff auf historische Versionen hatten, müssen Sie eine neue Version des Objekts im selben Workflow-Status erstellen, um das Standardverhalten zu erhalten, bei dem sie keinen Zugriff mehr haben. Im klassischen M-Files Desktop können Sie diese Einstellung auch für einzelne Objektversionen im Dialog Berechtigungen ändern, der im Dialog Verlauf des Objekts verfügbar ist.
Beispiel
Es gibt einen SOP, dessen Workflow die Status Entwurf, Warten auf Genehmigung und Genehmigt aufweist. Alle drei Status weisen unterschiedliche Berechtigungen auf. Ein Entwurf wird nur dem Benutzer angezeigt, der das Dokument erstellt hat, Warten auf Genehmigung gibt auch dem Prüfer Zugang, und ein genehmigtes Dokument wird allen Benutzern angezeigt.
Das Dokument befindet sich derzeit in Version 3 und im Zustand Genehmigt. Das bedeutet, dass es für alle Benutzer verfügbar ist. Jemand versetzt das Dokument zurück in den Zustand Entwurf, um es zu ändern. Dadurch werden die Berechtigungen der neuesten Version geändert, sodass nur der Dokumentenersteller sie in der aktuellen Version 4 sehen kann.
Wenn die Einstellung Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren für den Status Genehmigt aktiviert ist, haben alle Benutzer weiterhin Zugriff auf die Dokumentversion 3, jedoch nicht auf die neueste (Version 4). Ist die Einstellung deaktiviert (Standardverhalten), kann nur der Dokumentersteller die Dokumentversion 3 sehen.
Wenn die Einstellung im Zustand Genehmigt aktiviert ist und das Dokument später in den Zustand Warten auf Genehmigung wechselt, in dem die Einstellung nicht aktiviert ist, haben die meisten Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Objekt und seine historischen Versionen. Nur der Dokumentenersteller und -prüfer behalten den Zugriff. Darüber hinaus können alle Benutzer weiterhin Version 3 sehen, die im Zustand Genehmigt erstellt wurde, als die Einstellung aktiviert war. Wenn sich das Dokument mehrmals durch diesen Workflow viele bewegt wird, können alle Benutzer die im Zustand Genehmigt erstellten Versionen sehen, da die Einstellung in diesem Zustand unabhängig vom aktuellen Zustand des Dokuments aktiviert ist.