Berechtigungen festlegen, Löschen und Zur Archivierung markieren

Infolge eines Statuswechsels können neue Berechtigungen festgelegt werden, und das Objekt kann gelöscht und archiviert werden oder beides. Sie können mehrere Optionen der Registerkarte Aktionen gleichzeitig auswählen.

Berechtigungen festlegen

Automatische Berechtigungen nicht verwenden

Wenn Sie diese Option auswählen, umgeht das Objekt die automatischen Berechtigungen, die normalerweise für das Objekt gelten. Verwenden Sie die Funktion Berechtigungen festlegen, um die effektiven Berechtigungen für die Objektversion zu ändern.

Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren

Die Objektberechtigungen in M-Files sind versionsspezifisch. Um Zugriff auf die letzte Objektversion zu erhalten, müssen Sie zumindest Lesezugriff darauf haben. Um Zugriff auf eine Vorversion zu erhalten, müssen Sie wenigstens Lesezugriff auf diese spezifische Version und die neuste Version haben. Wenn Sie diese Option auswählen, ignoriert M-Files die Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version und gewährt Benutzern Zugriff auf ältere Objektversionen, für die sie mindestens Lesezugriffsrechte haben. Die Berechtigungseinstellungen der neuesten Version ändern diesen Zugriff nicht.

Beispiel: Es gibt einen SOP, dessen Workflow die Status Entwurf, Warten auf Genehmigung und Genehmigt aufweist. Alle drei Status weisen unterschiedliche Berechtigungen auf. Ein Entwurf wird nur dem Benutzer angezeigt, der das Dokument erstellt hat, und ein genehmigtes Dokument wird allen Benutzern angezeigt.

Das Dokument liegt nun in Version 3 und im Status Genehmigt vor (und ist somit für alle Benutzer sichtbar und zugänglich). Es wird für Änderungen wieder in den Status Entwurf versetzt und die Berechtigungen werden so geändert, dass nur der Dokumentersteller es sehen kann. Wenn die Option Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren aktiviert ist, haben alle Benutzer Zugriff auf die Dokumentversion 3, jedoch nicht auf die neueste. Ist die Option deaktiviert, kann nur der Dokumentersteller die Dokumentversion 3 sehen.

Hinweis: Selbst wenn die Option Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren aktiviert ist, ist das Dokument noch immer nicht in Suchresultaten und Anzeigen sichtbar, falls die Option Die Metadaten aller Versionen sperren nicht aktiviert ist.