Dokumenttien vertailu

Kun Advanced Document Compare -toiminnallisuus on otettu käyttöön (katso Setting Up M-Files Advanced Document Compare), voit vertailla kahta dokumenttia tai dokumenttiversiota perinteisessä M-Files Desktopissa. Tässä osiossa kerrotaan, kuinka voit käyttää tätä toimintoa.
Huomaa: Vertailtavien dokumenttien tiedostopäätteen on oltava DOC, DOCX, PDF tai RTF. Dokumenttien yhteenlasketun tiedostokoon on oltava alle 16 Mt.

Dokumentin sisällön vertailu listausalueen kautta

Jos haluat verrata dokumentin uusimman version sisältöä toiseen versioon tai dokumenttiin, tee tässä osiossa mainitut vaiheet. Jos haluat verrata dokumentin kahta aiempaa versiota, katso Dokumentin sisällön vertailu Historia-ikkunan kautta.

  1. Kirjaudu sisään varastoon.
  2. Etsi verrattava dokumentti haun tai näkymän avulla.
  3. Napsauta listausalueella olevaa dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse yksi näistä vaihtoehdoista:
    • Valitse Vertaa > Vertaa edelliseen versioon verrataksesi dokumentin nykyistä versiota edelliseen versioon.
      tai
    • Valitse Vertaa > Vertaa toiseen versioon verrataksesi dokumentin nykyistä versiota aiempaan versioon. Tämä komento avaa Historia- ikkunan. Ikkunassa voit valita dokumenttiversion, johon sisältöä verrataan.
      tai
    • Valitse Vertaa > Vertaa toiseen dokumenttiin verrataksesi dokumentin nykyistä versiota eri dokumenttiin. Tämä komento avaa Windowsin Avaa- ikkunan. Ikkunassa voit valita dokumentin, johon sisältöä verrataan.
    Tulos:Vertaa dokumenttia -ikkuna avautuu.
  4. Tarkastele muutoksia Edellinen muutos- ja Seuraava muutos -painikkeilla, Muutosten yhteenveto -luettelon siirtymislinkeillä tai yksinkertaisesti selaamalla dokumenttia.
  5. Valinnainen: Voit tallentaa vertailusta PDF- tai DOCX-muotoisen kopion käyttämällä komentoa Tallenna PDF-muodossa, Tallenna DOCX-muodossa tai Jäljitä muutokset.
    Tallenna DOCX-muodossa luo vertailusta yksinkertaisen Microsoft Word -käännöksen, joka näkyy Vertaa dokumenttia -ikkunassa. Jäljitä muutokset -komento puolestaan luo dokumentin, jonka avulla voit hallita jäljitettyjä muutoksia Microsoft Wordin Tarkista-välilehdellä.

Dokumentin sisällön vertailu Historia-ikkunan kautta

Kun aloitat sisällön vertailun listausalueelta, voit vertailla valitun dokumentin viimeisintä versiota toisen version tai dokumentin kanssa. Jos haluat vertailla dokumentin kahta aiempaa versiota, aloita vertailu Historia-ikkunasta.

Vertaillaksesi dokumentin kahden aiemman version sisältöä:

  1. Kirjaudu sisään varastoon.
  2. Etsi verrattava dokumentti haun tai näkymän avulla.
  3. Napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Historia.
    Tulos:Historia-valintaikkuna avautuu.
  4. Pidä Ctrl-näppäin painettuna ja valitse kaksi versiota, joita haluat vertailla.
  5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella valittua versiota ja valitse Vertaa valittuja dokumentteja.
    Tulos:Vertaa dokumenttia -ikkuna avautuu.
  6. Tarkastele muutoksia Edellinen muutos- ja Seuraava muutos -painikkeilla, Muutosten yhteenveto -luettelon siirtymislinkeillä tai yksinkertaisesti selaamalla dokumenttia.
  7. Valinnainen: Voit tallentaa vertailusta PDF- tai DOCX-muotoisen kopion käyttämällä komentoa Tallenna PDF-muodossa, Tallenna DOCX-muodossa tai Jäljitä muutokset.
    Tallenna DOCX-muodossa luo vertailusta yksinkertaisen Microsoft Word -käännöksen, joka näkyy Vertaa dokumenttia -ikkunassa. Jäljitä muutokset -komento puolestaan luo dokumentin, jonka avulla voit hallita jäljitettyjä muutoksia Microsoft Wordin Tarkista-välilehdellä.

Dokumentin sisällön vertailu Microsoft Word -nauhan kautta

Vertaa -toiminto on käytettävissä vain sellaisten dokumenttien osalta, jotka on tallennettu M-Filesiin.

Vertaillaksesi Microsoft Wordissa avoinna olevan dokumentin sisältöä toisen dokumentin tai dokumenttiversion sisältöön:

  1. Avaa Microsoft Wordin valintanauhan M-Files-välilehti.
  2. Napsauta Vertaa.
  3. Valitse jokin näistä vaihtoehdoista:
    • Valitse Vertaa > Vertaa edelliseen versioon verrataksesi dokumentin nykyistä versiota edelliseen versioon.
      tai
    • Valitse Vertaa > Vertaa toiseen versioon verrataksesi dokumentin nykyistä versiota aiempaan versioon. Tämä komento avaa Historia- ikkunan. Ikkunassa voit valita dokumenttiversion, johon sisältöä verrataan.
      tai
    • Valitse Vertaa > Vertaa toiseen dokumenttiin verrataksesi dokumentin nykyistä versiota eri dokumenttiin. Tämä komento avaa Windowsin Avaa- ikkunan. Ikkunassa voit valita dokumentin, johon sisältöä verrataan.
    Tulos:Vertaa dokumenttia -ikkuna avautuu.
  4. Tarkastele muutoksia Edellinen muutos- ja Seuraava muutos -painikkeilla, Muutosten yhteenveto -luettelon siirtymislinkeillä tai yksinkertaisesti selaamalla dokumenttia.
  5. Valinnainen: Voit tallentaa vertailusta PDF- tai DOCX-muotoisen kopion käyttämällä komentoa Tallenna PDF-muodossa, Tallenna DOCX-muodossa tai Jäljitä muutokset.
    Tallenna DOCX-muodossa luo vertailusta yksinkertaisen Microsoft Word -käännöksen, joka näkyy Vertaa dokumenttia -ikkunassa. Jäljitä muutokset -komento puolestaan luo dokumentin, jonka avulla voit hallita jäljitettyjä muutoksia Microsoft Wordin Tarkista-välilehdellä.