Dokumentin varaaminen yhteismuokkaukseen

M-Filesilla useampi käyttäjä voi muokata samaa dokumenttia samaan aikaan. Voit varata dokumentin yhteismuokattavaksi Microsoft Officen verkkoversiolla, kun Microsoft Officen verkkoversion työkalut ja yhteismuokkaus on otettu käyttöön varastollesi tai varastoillesi.

Huomaa: Officen verkkoversiossa on rajoituksia tiedostojen enimmäiskoolle. Katso lisätietoja Microsoftin dokumentaatiosta.

Video: How to Use Co-authoring via Microsoft Office in M-Files

Office-dokumentin muokkaus yhteismuokkaustilassa

Sinulla on oltava Office 365 -tili ja muokkausoikeudet dokumenttiin, jota haluat muokata yhteismuokkaustilassa.

Näin varaat dokumentin yhteismuokkausta varten:

  1. Etsi kohde, jota haluat yhteismuokata M-Files Desktopissa tai M-Files Webissä.
  2. Napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta kohta Varaa yhteismuokattavaksi.
    Huomaa: Yhteismuokkaus on käytettävissä ainoastaan yksitiedostoisten DOCX-, XLSX-, XLSM- ja PPTX-dokumenttien osalta.
    Tulos:Perinteinen M-Files Desktop näyttää suojausvaroituksen koskien sitä, kuka saa katsella ja muokata tiedostoa yhteismuokkauksen aikana. Jos et käytä perinteistä M-Files Desktopia, siirry vaiheeseen 4.
  3. Napsauta perinteisen M-Files Desktopin Suojausvaroitus-ikkunassa Aloita yhteismuokkaus.
    Tulos:Dokumentti avautuu Microsoft Officen verkkoversiossa.
    Vihje: Jos käytät Google Chromea eikä selain saa editoria ladattua loppuun, tarkista, onko osoiterivillä kuvake, joka ilmoittaa käyttäjälle uudelleenohjauksen estosta. Jos osoiterivillä on kyseinen kuvake, napsauta sitä salliaksesi uudelleenohjaus. Sulje lopuksi selainikkuna tai välilehti ja kaksoisnapsauta dokumenttia M-Filesissa avataksesi editorin uudelleen.
  4. Muokkaa dokumenttia selaimessa.
    Microsoft Office tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.
  5. Kun olet valmis, sulje muokkauksiin käyttämäsi välilehti.
  6. Kun haluat lopettaa yhteismuokkauksen, napsauta hiiren oikealla painikkeella kohdetta M-Files Desktopissa tai M-Files Webissä ja valitse kohta Palauta muokkauksesta.
    Käyttäjän, joka varaa dokumentin yhteysmuokkaukseen, on oltava sama, joka myös palauttaa sen muokkauksesta. Yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset liitetään M-Files-käyttäjään, joka varasi dokumentin yhteismuokkaukseen ja palautti uuden version.
    Voit hylätä yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset napsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla kohdan Peru muokkaus pikavalikosta.
Sinun ja kaikkien muiden henkilöiden yhteismuokkauksen aikana tekemät muutokset tallennetaan M-Filesiin, ellet ole valinnut kohtaa Peru muokkaus muokatun dokumentin palauttamisen sijasta.

Osallistuminen yhteismuokkaukseen

Kun dokumentti on varattu yhteismuokkausta varten, dokumentin yhteismuokkaukseen voit osallistua muokkaamiseen:

  1. Etsi yhteismuokattava dokumentti M-Files Desktopissa tai M-Files Webissä ja kaksoisnapsauta dokumenttia avataksesi sen yhteismuokkaustilassa.
    Yhteismuokattava dokumentti on merkitty keltaisella kuvakkeella, jossa on valkoinen valintamerkki.
    Tulos:Avautuu valintaikkuna, joka koskee dokumentin muokkausta yhteismuokkaustilassa tai sen avaamista vain luku -tilassa.
  2. Valitse Muokkaa (yhteismuokkaus).
    Tulos:Dokumentti avautuu Microsoft Officen verkkoversiossa.
    Vihje: Jos käytät Google Chromea eikä selain saa editoria ladattua loppuun, tarkista, onko osoiterivillä kuvake, joka ilmoittaa käyttäjälle uudelleenohjauksen estosta. Jos osoiterivillä on kyseinen kuvake, napsauta sitä salliaksesi uudelleenohjaus. Sulje lopuksi selainikkuna tai välilehti ja kaksoisnapsauta dokumenttia M-Filesissa avataksesi editorin uudelleen.
  3. Muokkaa dokumenttia selaimessa.
    Microsoft Office tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.
  4. Kun olet valmis, sulje muokkauksiin käyttämäsi välilehti.
Dokumenttiin tekemäsi muutokset tallennetaan M-Filesiin, kun yhteismuokkauksen aloittanut käyttäjä on lopettanut yhteismuokkauksen ja palauttanut dokumentin muokkauksesta.