Créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files

Avec les règles Microsoft Outlook, vous pouvez automatiser l'enregistrement de certains types d'e-mails dans M-Files sur la base, par exemple, de l’expéditeur, de l’objet ou du destinataire d’un message. Vous pouvez, par exemple, spécifier que tous les messages de proposition envoyés soient enregistrés dans M-Files lorsque le champ objet du message contient le mot proposition.

Remarque : Ces instructions s'appliquent à Microsoft Outlook 365. Si vous utilisez une autre version de Microsoft Outlook, il peut y avoir de légères différences concernant la façon de créer les règles.

Pour créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files :

  1. Ouvrez le Microsoft Outlook classique et sélectionnez un e-mail qui représente le type de message pour lequel vous souhaitez créer une règle.
    Exemple :Vous pouvez sélectionner le message et créer la règle en fonction, par exemple, de l’expéditeur du message, du texte du champ objet ou du destinataire du message.
  2. Dans l’onglet Accueil, section Déplacer, cliquez sur Règles, puis sélectionnez Créer règle.
    Résultat :La boîte de dialogue Créer règle s’ouvre.
  3. Cliquez sur Options avancées.
    Résultat :La boîte de dialogue Assistant de règles s’ouvre.
  4. Cochez la ou les conditions que l'e-mail doit remplir pour que cette règle s’applique.
    Exemple :Pour créer une règle qui s’applique aux messages qui sont envoyés par l’expéditeur sélectionné, cochez la case de <expéditeur>.
  5. Optionnelle : Cliquez sur une valeur soulignée dans le champ de description de la règle pour modifier la condition de la règle.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Cochez la case Déplacer une copie dans le dossier spécifié.
    Vous pouvez également déplacer les messages eux-mêmes directement dans M-Files de façon à ce qu’ils soient supprimés de Microsoft Outlook une fois déplacés. Il est normalement recommandé de déplacer une copie du message dans M-Files. Dans ce cas, le message lui-même reste dans le dossier d'origine, tel que la boîte de réception ou la boîte d'envoi.
  8. Cliquez sur spécifiée dans le champ de description de la règle.
    Résultat :La boîte de dialogue Règles et alertes s’ouvre.
  9. Développez le nœud M-Files, puis sélectionnez le coffre dont vous souhaitez déplacer les copies satisfaisant à cette règle.
  10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes, puis cliquez sur Suivant.
  11. Optionnelle : Pour faire des exceptions à cette règle, cochez toute case d’exception que vous souhaitez appliquer et modifiez l’exception dans le champ de description de la règle.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Dans le champ de texte, saisissez un nom descriptif pour la règle.
  14. Cochez les cases Appliquer cette règle maintenant sur les messages déjà dans et Activer cette règle, puis cliquez sur Terminer.
Les messages électroniques dans Microsoft Outlook qui remplissent la règle que vous venez d’indiquer sont déplacés automatiquement dans le coffre sélectionné dans M-Files.
Remarque : Si Microsoft Outlook n’est pas ouvert lorsque vous recevez un message qui remplit cette règle et qui devrait donc automatiquement être enregistré dans M-Files, M-Files va vous suggérer d’Enregistrer les Messages en Attente lors de la prochaine ouverture de Microsoft Outlook.