M-Files Eigenschaft hinzufügen
Um dem Inhalt eines Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint Dokuments Objektmetadaten hinzuzufügen, auf der M-Files Registerkarte auf Eigenschaft einfügen klicken. Es ist auch möglich, einem Microsoft Word Dokument durch Auswahl der Funktion Eigenschaft einfügen eine elektronische Signatur hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen.
Standardmäßig werden die Metadatenfelder in einem Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint Dokument aktualisiert, wenn eine Person das Dokument in einer Microsoft Office Desktop-Anwendung auscheckt. Alternativ ist es möglich, automatische Aktualisierungen für Metadatenfelder beim Einchecken zu aktivieren. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden die Metadatenfelder aktualisiert, wenn die Metadaten in M-Files geändert werden. Um diese Funktion zu aktivieren, bitten Sie Ihren M-Files Systemadministrator, automatische Aktualisierungen für Metadatenfelder zu aktivieren.
Eigenschaft einfügen mit Dokumentenvorlagen verwenden
Die Funktion Eigenschaft einfügen kann verwendet werden, um auf einfache Weise Dokumentenvorlagen zu erstellen. Wenn ein Benutzer ein neues Dokument erstellt, werden Textfelder oder Zellen, die Sie in der Vorlage definieren, automatisch mit den ausgewählten Eigenschaften ausgefüllt. Textfelder oder Zellen der Vorlage können für Eigenschaften ohne Wert leer gelassen werden.
Wenn Sie ein vorhandenes Dokument als Vorlage für Dokumente in M-Files definieren möchten, verwenden Sie die Eigenschaft Ist Vorlage. Informationen dazu, wie Sie steuern können, welche Benutzer Dokumente als Vorlagen festlegen können, finden Sie unter Berechtigungen für Eigenschaftsdefinitionen. Es ist jedoch nicht erforderlich, ein Dokument als Vorlage festzulegen, um dem Dokument Metadaten hinzuzufügen.
Eigenschaften von M-Files, die in ein Microsoft Word-Dokument hinzugefügt werden, werden als Textfelder angezeigt. Wenn Sie auf ein solches Feld klicken, wird es ausgegraut. In Microsoft Excel Dokumenten, werden M-Files Eigenschaften als Zellformeln und in Microsoft PowerPoint Dokumenten als Textbereiche angezeigt.