Elektronische Signaturen

Die elektronischen Signaturfunktionen, die durch das elektronische Electronic Signatures and Advanced Logging Modul bereitgestellt werden, erweitern die Workflows von M-Files: Der Statuswechsel kann mit Benutzeranmeldedaten bestätigt werden. Sie können die elektronische Signatur verwenden, um beispielsweise die Genehmigung von Dokumenten zu bestätigen.

Wenn Sie eine elektronische Signatur für den Statuswechsel angegeben haben, ist die Signatur des Benutzers vor der Änderung des Status stets erforderlich. Der Status ändert sich, wenn das Objekt eingecheckt wird. Die Statuswechsel mit einer Signatur können nur bei einem Objekt gleichzeitig durchgeführt werden. Statuswechsel, die eine elektronische Signatur erfordern, können nur von Benutzern ausgeführt werden, die die Windows-Authentifizierung verwenden. Benutzer fügen dem Statuswechsel eine elektronische Signatur hinzu, indem sie ihre Identifikationsdaten eingeben und sich anmelden. Bei der elektronischen Signatur handelt es sich nicht um einen elektronischen „Fingerabdruck“. Die elektronische Unterschrift erfordert immer die Eingabe der Benutzerkennung und die Anmeldung des Benutzers.

Sie können Benutzer dazu auffordern, ihre elektronische Signatur einzugeben, bevor sie einen bestimmten Statuswechsel in einem Workflow vornehmen dürfen.

Das Electronic Signatures and Advanced Logging Modul für die elektronische Signatur kann separat erworben werden. Dieses Modul umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen und Regelkonformität.

Elektronische Signatur für Workflow-Statuswechsel

Die Registerkarte Elektronische Signatur für Statuswechsel.

Elektronische Signatur für diese Aktion erfordern auswählen, um die Optionen zu ändern.

Bedeutung der Signatur

Mit den Bedeutung der Signatur Optionen können Sie entweder ein vordefiniertes Signaturgrund-Bedeutung-Paar auswählen oder mehrere Bedeutungen definieren, aus denen der Unterzeichner auswählen kann. Der Signaturgrund ist eine kurze Beschreibung in Form eines Titels für die Signatur, wie etwa Genehmigung der Anleitung oder Rechnungsgenehmigung. Die Bedeutung der Signatur ist eine Beschreibung, die es dem Unterzeichner ermöglicht, zu verstehen, was er genehmigt. Die maximale Anzahl Zeichen liegt bei 500, wobei Platzhalter eingesetzt werden können. Die Platzhalter sind unter Platzhalter für die Felder Bedeutung der Signatur, Signaturgrund und Weitere Informationenaufgelistet.

Beispiele

Falls Sie „Unterzeichnet von %SIGNED_BY%“ als Bedeutung der Signatur eingegeben haben, zeigt die aktuelle Signaturbeschreibung, die dem Benutzer angezeigt wird, Unterzeichnet von Alex Kramer an.

Falls der Benutzername des Stellvertreters angezeigt werden soll, folgenden %SIGNED_BY_WITH_PROXY% Platzhalter verwenden. Falls Sie „Unterzeichnet von %SIGNED_BY%“ in Bedeutung der Signatur eingegeben haben, zeigt die aktuelle Signaturbeschreibung, die dem Benutzer angezeigt wird, Unterzeichnet von Alex Kramer an. Falls es sich beim Unterzeichner um einen Stellvertreter von Alex handelt, sieht die Unterschriftsbeschreibung wie folgt aus: Unterzeichnet von Andy Nash, im Namen von Alex Kramer.

In der Darstellung hat der Benutzer diese Signaturbedeutung definiert: „Durch Verschieben dieser Zeichnung vom Status %SIGNED_FROM_STATE% in %SIGNED_TO_STATE% bestätige ich, dass die Zeichnung damit bereit zur Auslieferung an den Kunden ist.“

Die Bedeutung der Signatur wird als elektronische Signatur-Aufforderung angezeigt.

Signatur-Metadaten

Die elektronische Signatur kann so eingestellt werden, dass der Unterzeichner einen Wert für die ausgewählten Metadateneigenschaft sowie einen Kommentar hinzufügen muss. Der Text wird entweder für ein getrenntes Signaturobjekt (siehe Separates Signaturobjekt erstellen) oder für das Objekt im Workflow gespeichert. Sie können auch weitere Information in das Weitere Informationen Textfeld einfügen. Unter Weitere Informationen können Sie Platzhalter verwenden (die unter Platzhalter für die Felder Bedeutung der Signatur, Signaturgrund und Weitere Informationen gelistet sind).

Separates Signaturobjekt erstellen

Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie ein neues Objekt für die Signatur erstellen möchten. Das Signaturobjekt ist dann automatisch mit dem Objekt verknüpft, auf das sich der Statuswechsel bezieht.

ID

Die ID hat die Form von Text. Beispielsweise können Sie Einkaufsrechnungsgenehmigung als ID festlegen. Bei der Erstellung des Signaturobjekts stellt die ID ein Teil der Metadaten des Objekts dar. Die ID Eigenschaft kann beispielsweise in Skripten für Statuswechselfunktionen oder in Suchvorgängen zur Personalisierung eines bestimmten Signaturtyps verwendet werden.

Erscheinungsform einer Signatur als Text in einer Eigenschaft speichern

Wählen Sie die Eigenschaft aus, der die Signatur zugeordnet werden soll. Der angegebene Inhalt der Signatur wird dann als Eigenschaftswert in den Metadaten des Objekts angezeigt. Die Standardeigenschaft lautet Erscheinungsform der Signatur. Der Textinhalt der Signatureigenschaft besteht aus Grund, Bedeutung und weiteren Informationen für die Signatur.

Sie können auch eine eigene Eigenschaftsdefinition für jede Signatur des entsprechenden Statuswechsels im Workflow erstellen. Dann werden alle erstellten Eigenschaften und deren Signaturinhalt (Erscheinungsform) in den Metadaten der letzten Objektversion angezeigt.

Platzhalter für die Felder Bedeutung der Signatur, Signaturgrund und Weitere Informationen

Die verfügbaren Platzhalter, die zusammen mit den Feldern Bedeutung der Signatur, Signaturgrund und Weitere Informationen verwendet werden, sind in der nachfolgenden Tabelle aufgelistet.