Metadatendefinitionen für elektronische Signaturobjekte
Damit automatische Signaturobjekte in M-Files erstellt werden können, müssen Aliase für den neuen Objekttyp sowie die erforderlichen Eigenschaftsdefinitionen erstellt werden. Die Aliase werden zum Erstellen von Objekten zum Zeitpunkt des Signierens verwendet. Bei Verwendung von M-Files Compliance Kit sind diese Definitionen bereits verfügbar. Andernfalls müssen Sie die nachstehenden Metadatendefinitionen erstellen, um die separaten Signaturobjekte zu aktivieren.
Objekttyp
Erstellen Sie einen neuen Objekttyp und benennen Sie ihn beispielsweise als Objekttyp Signatur. Legen Sie unter den erweiterten Einstellungen den Objekttyp-Alias fest:
M-Files.QMS.Signature.ObjectType
Erforderliche Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt
Wenn Sie einen neuen Objekttyp erstellt haben, wird M-Files automatisch eine entsprechende Eigenschaftsdefinition erstellt. Wählen Sie diese Eigenschaftsdefinition in den Eigenschaftsdefinitionen aus, und fügen Sie folgenden Alias hinzu:
M-Files.QMS.Signatures
Zusätzlich dazu fügen Sie die nachfolgend aufgeführten Eigenschaftsdefinitionen hinzu:
| Vorgeschlagener Eigenschaftenname | Aliasname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Identifier | M-Files.QMS.Signature.Identifier | Text | Die ID-Eigenschaft wird zur elektronischen Signatur hinzugefügt, wenn das elektronische Signaturobjekt erstellt wird. Der ID-Eigenschaftswert wird in den Einstellungen der elektronischen Signatur in M-Files Admin angegeben. |
| Grund für die Signatur | M-Files.QMS.Signature.Reason | Text | Eine Kurzbeschreibung in Titelform zur Signatur. |
| Bedeutung der Signatur | M-Files.QMS.Signature.Meaning | Text (mehrzeilig) | Eine Beschreibung, die es dem Unterzeichner ermöglicht zu verstehen, was zur Annahme vorgelegt wird. |
| Unterzeichner | M-Files.QMS.Signature.Signer | Aus der „Benutzer“ Liste auswählen | Der Benutzer der Dokumentenverwaltung unterzeichnet den Statuswechsel mit der elektronischen Signatur. |
| Benutzer | M-Files.QMS.Signature.User | Aus der „Benutzer“ Liste auswählen | Der Benutzer der Dokumentenverwaltung, an dessen Identität die Signatur gebunden ist, wenn die Signatur dazu eingesetzt wird, eine Zuweisung in einen Endstatus zu überführen, wie dies beispielsweise bei Abgeschlossen, Angenommen oder Abgelehnt der Fall ist. |
Sie können die erforderlichen Eigenschaftsdefinition, die oben erwähnt werden, frei benennen, sollten aber möglichst beschreibende Namen verwenden, da diese in den Metadaten des Signaturobjekts angezeigt werden.
Optionale Eigenschaftendefinitionen für das Signaturobjekt
Sie können auch verschiedene optionale Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt erstellen. Sie können zum Beispiel eine neue Eigenschaftsdefinition für die zusätzlichen Signaturinformationen mit dem Datentyp Text (mehrzeilig) erstellen und den folgenden Alias hinzufügen:
M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo
Die weiteren optionalen Eigenschaften werden nachfolgend aufgeführt:
| Aliasname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Name | Text | Enthält den vollständigen Namen des Unterzeichners. |
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Account | Text | Enthält den M-Files Kontonamen des Unterzeichners. |
| M-Files.QMS.Signature.LocalTimestampText | Text | Die Ortszeit der Signatur als Text, inbegriffen die Information zur Zeitzone. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestampText | Text | Die koordinierte Weltzeit (UTC) der Signatur als Text, inbegriffen die Information zur Zeitzone. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestamp | Zeitstempel | Der UTC-Zeitstempel der Signatur. |
| M-Files.QMS.Signature.Date | Datum | Das Signaturdatum in der Ortszeit (Server). |
| M-Files.QMS.Signature.FromState | Aus „Status“ Liste auswählen | Workflow-Status vor dem Statuswechsel. Nur dann verfügbar, wenn die Statuswechsel signiert werden. |
| M-Files.QMS.Signature.ToState | Aus „Status“ Liste auswählen | Workflow-Status nach dem Statuswechsel. Nur dann verfügbar, wenn die Statuswechsel signiert werden. |
| M-Files.QMS.Signature.StateTransition | Aus der „Statuswechsel“ Liste auswählen | Workflow-Statuswechsel, der ausgeführt wurde. Nur dann verfügbar, wenn die Statuswechsel signiert werden. |
Ausgeführte, leere und ungültige Signaturobjekte und deren Verwendung
Sie können auch sogenannte leere Signaturobjekte erstellen und sie verwenden, um zu überprüfen, welche Signaturen noch nicht signiert wurden und welche Signaturen bereits ausgeführt wurden. Sie können diese leeren, ausgeführten und ungültigen Signaturobjekte verwenden, indem Sie unterschiedliche Klassen für den Signaturobjekttyp erstellen.
Nachfolgend sind die Aliase aufgeführt, die, wenn sie für Klassen des Objekttyps Signatur festgelegt werden, von M-Files in verschiedenen Phasen der elektronischen Signierung verwendet werden:
M-Files.QMS.Signature.Class.Empty
M-Files.QMS.Signature.Class.Executed
M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated
Berechtigungen
Metadatendefinitionen (Objekttyp und Eigenschaftsdefinitionen), die für das automatische Signaturobjekt erstellt werden, müssen sicher sein. Es darf nicht möglich sein, Signaturobjekte manuell zu erstellen oder deren Metadaten zu ändern. Auch die Eigenschaftsdefinition, die das signierte Objekt an die Signatur bindet, muss sicher sein. Bei Verwendung von M-Files Compliance Kit sind diese Definitionen bereits verfügbar.
Separates Signaturobjekt
Wenn Sie die erforderlichen Definitionen erstellt und beschlossen haben, ein separates Objekt für die Signatur zu erstellen, wird das Objekt automatisch nach der Signierung erstellt.
Der Name des Signaturobjekts wird automatisch aus dem Grund für die Signatur, dem Signierenden und dem Zeitstempel erstellt.
Weitere Metadaten für das Signaturobjekt werden auf der Grundlage der Signaturdefinitionen automatisch erstellt.