Muunna PDF-muotoon

Kun kohteen tila muuttuu, M-Files voi muuntaa kohteen tiedostot automaattisesti PDF-muotoon. PDF-muotoon muuntaminen toimii näille tiedostotyypeille:
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Visio
  • RTF
  • OpenOffice-tiedostot

Muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää M-Files-ominaisuuskentät Microsoft Word- ja Microsoft Excel -dokumenteissa käyttämällä kohteen sen hetkisiä metatietoja.

Vihje: Jos muussa kuin englanninkielisessä sisällössä on ongelmia, voit yrittää ottaa käyttöön varaston lisäasetuksissa valinnanPDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

Muunnosasetukset

Kun aktivoit Toiminnot-välilehden Muunna PDF:ksi -valinnan, M-Files muuntaa automaattisesti yksitiedostoisen tai monitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon, kun kohde siirtyy tähän tilaan.

Napsauta Määritä, jos haluat käyttää näitä muuntamisen lisäasetuksia:

  • Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat säilyttää alkuperäisen tiedoston. Tässä tapauksessa M-Files luo PDF-tiedoston uutena tiedostona, jolla on sama nimi kuin alkuperäisellä tiedostolla. Jos dokumentti on yksitiedostoinen dokumentti, M-Files muuttaa sen monitiedostoiseksi dokumentiksi ja lisää siihen PDF-tiedoston.
  • Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot: Valitsemalla tämän vaihtoehdon olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan monitiedostoisessa dokumentissa. Tässä tapauksessa nämä PDF-tiedostot korvataan työnkulun tilan toiminnolla luoduilla versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja monitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa virheestä eikä luo PDF-tiedostoa.
  • Muunna PDF/A-1b-muotoon: Valitsemalla tämän asetuksen täytät sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, ja PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. Käytä PDF/A-muotoon muuntamista vain, jos esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvät vaatimukset edellyttävät sen käyttöä.
  • Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoa ei tueta: Valitsemalla tämän vaihtoehdon estät tilasiirtymän tapauksissa, joissa PDF-muunnos ei ole mahdollinen (esimerkiksi ZIP-tiedostot). Jos tämä vaihtoehto on valittuna ja PDF-muunnos ei ole mahdollinen, M-Files ilmoittaa virheestä ja estää tilasiirtymän.