Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi
Tilasiirtymän tuloksena voit määrittää uusia suojausasetuksia, poistettavia kohteita ja/tai arkistointia. Voit valita useita Toiminnot-välilehden vaihtoehtoja samalla kertaa.
Älä käytä automaattisia suojausasetuksia
Tämän tilasiirtymän tuloksena kohde ohittaa automaattiset suojausasetukset, jotka kohteelle tavallisesti annettaisiin. Kohdeversion olemassa olevat suojausasetukset määritetään Aseta suojausasetukset -toiminnolla.
Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle
Kohteiden suojausasetukset ovat M-Filesissa versiokohtaisia. Kohteen uusimman version käyttämiseksi kyseiseen versioon on oltava ainakin lukuoikeus. Edellisten versioiden käyttämiseksi kyseiseen versioon ja uusimpaan versioon on oltava ainakin lukuoikeus. Kun tämä valintaruutu merkitään, uusimman muokkauksesta palautetun version suojausasetukset ohitetaan ja käyttäjä pääsee kohteen edellisiin versioihin, joihin hänellä on vähintään lukuoikeus – huolimatta uusimman version suojausasetuksista.
Esimerkki: Käytössä on vakioidut toimintaohjeet ja niihin liittyvä työnkulku, jossa on tilat Luonnos, Odottaa hyväksyntää ja Hyväksytty. Kaikilla kolmella tilalla on eri suojausasetukset: luonnos näkyy ainoastaan käyttäjälle, joka loi dokumentin, ja hyväksytty dokumentti näkyy kaikille käyttäjille.
Dokumentista on nyt menossa 3. versio, joka on Hyväksytty-tilassa (ja kaikkien käyttäjien nähtävissä ja käytettävissä). Siihen on tehtävä muutoksia, joten se siirretään takaisin Luonnos-tilaan ja suojausasetuksia muutetaan siten, että vain dokumentin luoja näkee sen. Jos valintaruutu Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle olisi merkittynä uutta versiota luotaessa, kaikki käyttäjät voisivat silti käyttää dokumentin versiota 3, mutta eivät uusinta versiota. Jos valintaruutu ei olisi merkittynä, ainoastaan dokumentin luoja pystyisi näkemään dokumentin version 3.