Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi
Tilasiirtymän seurauksena voidaan määrittää uudet käyttöoikeudet ja kohde voidaan joko poistaa tai arkistoida, tai sekä poistaa ja arkistoida. Voit valita useita Toiminnot-välilehden vaihtoehtoja samalla kertaa.
Aseta suojausasetukset
Älä käytä automaattisia suojausasetuksia
Jos valitset tämän vaihtoehdon, kohde ohittaa automaattiset suojausasetukset, joita tavallisesti sovellettaisiin kohteeseen. Voit muuttaa kohdeversion voimassa olevia käyttöoikeuksia käyttämällä Aseta suojausasetukset -toimintoa.
Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle
Kohteen suojausasetukset ovat M-Filesissa versiokohtaisia, ja tämä asetus muuttaa oletustapaa, jolla M-Files tarkistaa aiempien versioiden suojausasetukset. Tämä voi tehdä pääsystä aiempiin versioihin vähemmän rajoitettua.
- Pääsy kohteen uusimpaan versioon edellyttää vähintään lukuoikeutta.
- Pääsy aiempaan version edellyttää ainakin lukuoikeutta kyseiseen versioon ja uusimpaan versioon.
Jos tämä asetus on valittu, M-Files ohittaa uusimman muokkauksesta palautetun version suojausasetukset. Näin M-Files antaa käyttäjille pääsyn kohteen aiempiin versioihin, joihin heillä on vähintään lukuoikeus. Uusimman version suojausasetukset eivät enää vaikuta tähän pääsyyn. Käyttäjät, joilla ei ole pääsyä kohteen uudempiin versioihin, näkevät yhä aiemmat versiot, joihin heillä on edelleen käyttöoikeus.
Jos muutat tätä asetusta työnkulun tila-asetuksissa, kyseisessä tilassa jo olevat kohteet säilyttävät sen toimintatavan, joka niillä oli tilaan siirtyessään. Tämä toiminnallisuus riippuu asetuksen arvosta kyseisellä hetkellä. Jotta uusi toimintatapa tulisi voimaan näille kohteille,sinun on luotava niistä uusi versio.
Esimerkiksi: Jos asetus oli käytössä ja käyttäjillä oli laajempi pääsy aiempiin versioihin ja haluat määrittää oletustoiminnallisuuden, jossa tätä pääsyä ei enää ole, sinun täytyy luoda kohteesta uusi versio samassa työnkulun tilassa. Perinteisessä M-Files Desktopissa voit muuttaa tätä asetusta myös yksittäisille kohdeversioille Suojausasetukset-valintaikkunassa, joka löytyy kohteen Historia-valintaikkunasta.
Esimerkki
Käytössä on vakioidut toimintaohjeet ja niihin liittyvä työnkulku, jossa on tilat Luonnos, Odottaa hyväksyntää ja Hyväksytty. Kaikilla kolmella tilalla on eri suojausasetukset. Luonnos näkyy vain dokumentin luoneelle käyttäjälle, Odottaa hyväksyntää antaa pääsyn myös tarkastajalle, ja hyväksytty dokumentti näkyy kaikille käyttäjille.
Dokumentin on tällä hetkellä versiossa 3 ja tilassa Hyväksytty. Tämä tarkoittaa, että se on kaikkien käyttäjien saatavilla. Joku siirtää dokumentin takaisin Luonnos-tilaan muutoksia varten. Tämä muuttaa uusimman version käyttöoikeuksia siten, että nykyisessä versiossa 4 sen näkee vain dokumentin luonuot käyttäjä.
Jos Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle on käytössä Hyväksytty-tilassa, kaikilla käyttäjillä säilyy pääsy dokumentin versioon 3, mutta ei uusimpaan versioon (versio 4). Jos asetus on poissa käytöstä (oletustoiminnallisuus), vain dokumentin luonut käyttäjä näkee dokumentin version 3.
Jos asetus on otettu käyttöön Hyväksytty-tilassa ja dokumentti siirtyy myöhemmin Odottaa hyväksyntää -tilaan, jossa asetus ei ole käytössä, useimmilla käyttäjillä ei ole enää pääsyä kohteeseen eikä sen aiempiin versioihin. Pääsy säilyy vain dokumentin luojalla ja tarkastajalla. Lisäksi kaikki käyttäjät näkevät edelleen version 3, joka luotiin Hyväksytty-tilassa silloin, kun asetus oli käytössä. Jos dokumentti siirtyy tämän työnkulun läpi useita kertoja, kaikki käyttäjät näkevät Hyväksytty-tilassa luodut versiot, koska asetus on käytössä kyseisessä tilassa riippumatta dokumentin nykyisestä tilasta.