Luo erillisiä tehtävänantoja

Tehtävänannot ovat tärkeä osa työnkulkuja. Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään automaattisesti oikealle henkilölle tilasiirtymän yhteydessä. M-Filesissa on kahdentyyppisiä tehtävänantoja käytettäväksi työnkulkujen kanssa: Anna tehtäväksi käyttäjälle ja Luo erillisiä tehtävänantoja.

Voit määrittää M-Files luomaan erilliset tehtävänannot, kun kohteen työnkulku siirretään tiettyyn tilaan. Avaa Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna ottamalla käyttöön Toiminnot-välilehden Luo erillisiä tehtävänantoja -vaihtoehto ja napsauttamalla Lisää.

Jos haluat, että työnkulun tila muuttuu automaattisesti erillisten tehtävien suorittamisen jälkeen, määritä muutos tilasiirtymän Aktivointi-asetuksissa.

Käyttäjien lisääminen ja poistaminen

Voit hallita tehtävästä vastaavia henkilöitä Lisää- ja Poista-painikkeilla. Kun lisäät käyttäjiä, voit valita, lisäätkö yksittäisiä käyttäjiä Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -luettelosta vai käyttäjiä metatiedoista tai tilasiirtymästä. Esimerkiksi kohteen metatiedoissa oleva Hyväksyjä voidaan määrittää automaattisesti tehtävänannon suorittajaksi. Katso lisätietoja Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -ikkunasta kohdasta Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset.



Käyttäjän valitseminen aiemman tilasiirtymän perusteella.

Seuranta

Voit määrittää M-Filesin ilmoittamaan tietyille käyttäjille aina, kun tehtävä on suoritettu. Tämä tehdään napsauttamalla Luo erillinen tehtävänanto -ikkunan Seuranta-painiketta ja valitsemalla käyttäjät. M-Files tekee tehtävänannon antajasta automaattisesti tehtävän seuraajan.

Keskeneräiset ja valmiit tehtävänannot on helppo tunnistaa, koska niiden kohteilla on erilliset kuvakkeet.

Tehtävänantoluokka

Tehtävänantoluokka määrittää tehtävänannon tyypin ja tehtävänannon suorittamisen ehdot. Katso lisätietoja kohdasta Tehtävänantoluokka.

Tehtävänannon kuvaus

Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus näkyy tehtävänannon suorittajalle lähetettävässä sähköposti-ilmoituksessa. Voit myös sisällyttää kuvaukseen M-Filesin tukemia viestipohjia. Lue lisää viestipohjista ja paikkamerkeistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa.

Määräpäivä

Voit määrittää tehtävänannolle määräpäivän. M-Files lähettää automaattisen muistutuksen, jos tehtävänantoa ei ole merkitty suoritetuksi määräpäivän lähestyessä. Muistutus lähetetään yhteisellä ilmoitussäännöllä. Järjestelmänvalvoja voi myös poistaa säännön.

Vihje: Voi olla hyödyllistä luoda näkymä tehtävänannoista, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisätietoa näkymistä kohdasta Näkymän luonti.

Työnkulun tilan ja erillisen tehtävänannon luominen

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
  3. Laajenna Dokumenttivarastot.
  4. Laajenna varasto.
  5. Valitse Työnkulut.
    Tulos:Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma avautuu.
  6. Valitse työnkulkujen luettelosta työnkulku.
    Tulos:Työnkulku avautuu graafiseen työnkulun suunnitteluohjelmaan.
  7. Valitse suunnitteluohjelmassa työnkulun tila, jolle haluat lisätä erillisen tehtävänannon, ja valitse Työkalut-paneelissa Muokkaa.
    Tulos:Tilan ominaisuudet -ikkuna avautuu.
  8. Valitse Toiminnot-välilehdellä Luo erillisiä tehtävänantoja ja napsauta Lisää.
    Tulos:Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna avautuu.
  9. Lisää käyttäjä tai käyttäjät, joille erillinen tehtävänanto annetaan.
  10. Valinnainen: Napsauta Seuranta lisätäksesi käyttäjän tai käyttäjät, jotka saavat ilmoituksen, kun tämä tehtävänanto on merkitty valmiiksi, hyväksytyksi tai hylätyksi.
  11. Valitse Valitse tehtävänannon luokka -pudotusvalikosta erillisen tehtävänannon tehtävänantoluokka.
  12. Kirjoita Otsikko-kenttään tehtävänannon otsikko. Lisää paikkamerkkejä metatieto-ominaisuuksille valitsemalla Lisää paikkamerkki.
  13. Kirjoita Tehtävänannon kuvaus -kenttään tehtävänannon kuvaus.
  14. Valinnainen: Valitse Määräpäivä ja määritä päivien määrä erillisten tehtävien määräajalle.
  15. Sulje Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna napsauttamalla OK.
  16. Sulje Tilan ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.
  17. Napsauta suunnitteluohjelmassa Tallenna.
Erillinen tehtävänanto lisätään työnkulun tilaan. Kun tehtävänanto ja siihen liittyvä työnkulku siirretään tähän tilaan, M-Files luo erillisen tehtäväannon ja lisää sen linkitettynä tehtävänantona ensisijaisen tehtäväannon alle.