Luo erillisiä tehtävänantoja
Erillisiä tehtävänantoja voidaan luoda, kun kohteen työnkulku on siirretty tiettyyn tilaan. Jos haluat luoda tällaisia tehtävänantoja, ota käyttöön asetus Luo erillinen tehtävänanto ja napsauta Lisää Toiminnot-välilehdellä Tilan ominaisuudet -ikkunassa.
Jos haluat työnkulun tilan muuttuvan automaattisesti, kun erilliset tehtävänannot on suoritettu, tämä on määritettävä tilasiirtymän Aktivointi-asetuksissa.
Käyttäjien lisääminen ja poistaminen
Voit hallita tehtävästä vastaavia henkilöitä Anna tehtäväksi käyttäjälle- ja Luo erillinen tehtävänanto -ikkunoiden painikkeilla Lisää ja Poista. Voit lisätä käyttäjiä Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -luettelon, metatietojen tai tilasiirtymän kautta. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa Hyväksyjäksi, voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi. Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät ja myös Suojausasetukset paikasta Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset.
Seuranta
Seuranta-osiossa ( ) voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antaja määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti.
Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet, jolloin suorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista.
Tehtävänantoluokka
Tehtävänantoluokka määrittää tehtävänannon tyypin ja tehtävänannon suorittamisen ehdot. Lisätietoja saat kohdasta Tehtävänantoluokka.
Tehtävänannon kuvaus
Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa. Voit liittää kuvaukseen myös M-Filesin tukemia viestipohjia. Lue lisää viestipohjista ja paikkamerkeistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa.
Määräpäivä
Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Automaattinen muistutus lähetetään, jos tehtävänantoa ei ole merkitty suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa.