Luo erillisiä tehtävänantoja

Erillisiä tehtävänantoja voidaan luoda, kun kohteen työnkulku on siirretty tiettyyn tilaan. Jos haluat luoda tällaisia tehtävänantoja, ota käyttöön asetus Luo erillinen tehtävänanto ja napsauta Lisää Toiminnot-välilehdellä Tilan ominaisuudet -ikkunassa.

Jos haluat työnkulun tilan muuttuvan automaattisesti, kun erilliset tehtävänannot on suoritettu, tämä on määritettävä tilasiirtymän Aktivointi-asetuksissa.

Käyttäjien lisääminen ja poistaminen

Voit hallita tehtävästä vastaavia henkilöitä Anna tehtäväksi käyttäjälle- ja Luo erillinen tehtävänanto -ikkunoiden painikkeilla Lisää ja Poista. Voit lisätä käyttäjiä Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -luettelon, metatietojen tai tilasiirtymän kautta. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa Hyväksyjäksi, voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi. Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät ja myös Suojausasetukset paikasta Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset.



Käyttäjän valitseminen aiemman tilasiirtymän perusteella.

Seuranta

Seuranta-osiossa (Toiminnot > Luo erillinen tehtävänanto > Seuranta) voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antaja määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti.

Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet, jolloin suorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista.

Tehtävänantoluokka

Tehtävänantoluokka määrittää tehtävänannon tyypin ja tehtävänannon suorittamisen ehdot. Lisätietoja saat kohdasta Tehtävänantoluokka.

Tehtävänannon kuvaus

Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa. Voit liittää kuvaukseen myös M-Filesin tukemia viestipohjia. Lue lisää viestipohjista ja paikkamerkeistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa.

Määräpäivä

Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Automaattinen muistutus lähetetään, jos tehtävänantoa ei ole merkitty suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa.

Vihje: Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: Voit luoda näkymän tehtävänannoista, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Näkymän luonti.

Työnkulun tilan ja erillisen tehtävänannon luominen

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
  3. Laajenna Dokumenttivarastot.
  4. Laajenna varasto.
  5. Valitse Työnkulut.
  6. Valitse Työnkulut-listasta työnkulku, jota haluat muokata.
    Tulos:Työnkulku avautuu graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa.
  7. Napsauta graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa hiiren oikeaa painiketta sen työnkulun tilan kohdalla, jolle haluat lisätä erillisen tehtävänannon, ja valitse Muokkaa.
    Tulos:Tilan ominaisuudet -ikkuna avautuu.
  8. Merkitse Toiminnot-välilehdellä Luo erillisiä tehtävänantoja -valintaruutu ja napsauta Lisää...-painiketta.
    Tulos:Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna avautuu.
  9. Lisää käyttäjä tai käyttäjät, joille erillinen tehtävänanto on annettu, napsauttamalla Lisää....
  10. Valinnainen: Lisää napsauttamalla Seuranta... käyttäjä tai käyttäjät, jotka saavat ilmoituksen, kun tämä tehtävänanto on merkitty valmiiksi, hyväksytyksi tai hylätyksi.
  11. Valitse erillisen tehtävänannon tehtävänantoluokka Valitse tehtävänannon luokka -pudotusvalikosta.
  12. Kirjoita tehtävänannon otsikko Otsikko-kenttään ja kirjoita valinnainen kuvaus toimeksiannosta Tehtävänannon kuvaus -kenttään.
    Napsauttamalla Lisää paikkamerkki... -painiketta voit asettaa paikkamerkit metatieto-ominaisuuksille Otsikko- ja Tehtävänannon kuvaus -kentissä.
  13. Valinnainen: Määritä erillisen tehtävänannon määräpäivä merkitsemällä Määräpäivä-valintaruutu ja valitsemalla päivien lukumäärä.
  14. Sulje Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna napsauttamalla OK.
  15. Napsauta OK, kun haluat sulkea Tilan ominaisuudet -valintaikkunan.
  16. Tallenna muutoksesi napsauttamalla Tallenna.
Erillinen tehtävänanto lisätään työnkulun tilaan. Kun edellä mainitun työnkulun tehtävänanto siirretään edellä mainittuun tilaan, luodaan erillinen tehtävänanto ja se lisätään linkitettynä tehtävänantona ensisijaisen tehtävänannon alle.