Metatietokenttien automaattisten päivitysten ottaminen käyttöön

M-Files for Microsoft Office -laajennuksen avulla voit kohteen metatietojen lisääminen Microsoft Word-, Microsoft Excel- ja Microsoft PowerPoint -dokumenttien sisältöön. Laajennus sisältyy M-Files Desktop -ohjelman asennuspakettiin.

Kun dokumentti avataan Microsoft Office -sovelluksessa, M-Files for Microsoft Office -laajennus päivittää M-Files-metatiedot dokumentin M-Files-arvoihin. M-Files-arvot voi myös asettaa päivittymään automaattisesti, kun metatietoja muokataan. Tämä tarkoittaa, että dokumentti voi pysyä kirjattuna varastoon ja M-Files-arvot päivittyvät edelleen. Tästä voi olla hyötyä etenkin M-Files Web- ja M-Files Mobile - käyttäjille.

Huomaa: Automaattiset metatietokentän päivitykset voivat heikentää suorituskykyä joissakin ympäristöissä.

Näin otat automaattiset metatietokentän päivitykset käyttöön muokkauksesta palauttamisen aikana:

  1. Avaa M-Files Adminissa Advanced Vault Settings -osio.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Valitse Configurations.
    6. Valitse navigaatioalueella Advanced Vault Settings.
    7. Avaa Configuration-välilehti.
      Tulos:Näet varaston lisäasetukset.
  2. Laajenna File Operations > Extension Filter for Embedded Metadata Update on Check-In.
  3. Valitse Add Extension.
  4. Syötä tiedostopääte Extension-kenttään.

    Käytettävissä olevat arvot:

    • DOC ja DOCX
    • XLS ja XLSX
    • PPT, PPTX ja ODP
    • ALL

    Kun käytät arvoa ALL, kaikkien tuettujen tiedostotyyppien metatiedot päivitetään. Kun käytät tätä arvoa, älä lisää muita tiedostopäätteitä.

  5. Toista kaikille tiedostopäätteille vaiheet 3 ja 4.
  6. Valitse Save.