Scannen und Texterkennung (OCR)

Mit einem Scanner können Sie Dokumente in Papierform zu M-Files hinzufügen. Um die Scanfunktionen zu verwenden, im klassischen M-Files Desktop die Alt-Taste drücken und Vorgänge > Scannen und Texterkennung (OCR) wählen. Nach Abschluss eines Dokumentscans schlägt M-Files vor, die gescannte Datei unter Verwendung der optischen Zeichenerkennung (OCR) in eine durchsuchbare PDF-Datei umzuwandeln.

M-Files schlägt automatisch Zeichenerkennung vor, wenn Sie ein Bild auf M-Files ziehen. Über das Kontextmenü der Datei könnrn Sie auch nicht durchsuchbare PDF-Dateien und Bilder manuell in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln.

Bei diesen Dateiformaten können Sie die optische Zeichenerkennung verwenden:

TIF
TIFF
JPG
JPEG
BMP
PNG
PDF

TIFF-Dateien mit Alphakanal oder JPEG-Komprimierung werden nicht unterstützt.

Wichtige Informationen für Administratoren

Die OCR-Funktionen in M-Files unterstützen keine Massenvorgänge. Sie sind zur Konvertierung jeweils einer kleinen Anzahl von Dateien bestimmt.
Informationen zum Scannen über ein Netzwerk finden Sie unter Scanner-Quellen.
Zur Integration von Scannern werden die Technologien TWAIN und WIA verwendet. Es werden nur Scanner mit TWAIN- oder WIA-Treiber unterstützt.
Systemadministratoren können die Einstellungen für das Scannen und die optische Zeichenerkennung unter Advanced Vault Settings ändern. Die Einstellungen befinden sich im Abschnitt Configuration > Scanning & OCR.
Wenn die Texterkennung für ein Bild durchgeführt wird, das nicht in M-Files gespeichert ist, wird die Datei als PDF gespeichert. Andernfalls ist die ursprüngliche Bilddatei in der Versionsgeschichte des Objekts zu finden.

Import von Bilddateien als durchsuchbares PDF

Um eine Bilddatei als durchsuchbares PDF in die Dokumentenverwaltung zu importieren, wie folgt vorgehen:

Ziehen Sie eine Bilddatei auf das klassische M-Files Desktop und legen Sie sie dort ab.
Optional: Im Konvertierung in durchsuchbares PDF Dialogfeld das Automatische Spracherkennung benutzen Kontrollkästchen markieren, um M-Files so einzustellen, dass die Sprache des Dokuments automatisch erkannt wird.
Optional: Im Konvertierung in durchsuchbares PDF Dialogfeld, können Sie die Qualität der Texterkennung durch Auswahl der Erweitert Optionen zur Festlegung der Primär- und Sekundärsprache, die in der Bilddatei verwendet werden, verbessern.
Das Öffnen der erweiterten Optionen deaktiviert die Option der automatischen Spracherkennung.
Auf Konvertieren klicken, um die Konvertierung zu starten.
Nachdem die Konvertierung beendet ist, erscheint das Dialogfeld Neues Dokument erneut. Beenden Sie den Import der Bilddatei, indem Sie die Metadaten ausfüllen und klicken Sie auf Erstellen.

Die Bilddatei wird als durchsuchbares PDF in die Dokumentenverwaltung importiert und ermöglicht es Ihnen, diese durch Einsatz der M-Files Suchfunktionen zu lokalisieren.

Konvertierung einer Bilddatei, die in M-Files gespeichert ist, in ein durchsuchbares PDF

In M-Files die Bilddatei lokalisieren, die Sie in ein durchsuchbares PDF konvertieren wollen.
Auf die Datei rechtsklicken und Scannen und Texterkennung (OCR) > In durchsuchbares PDF konvertieren aus dem Kontextmenü auswählen.
Optional: Im Konvertierung in durchsuchbares PDF Dialogfeld das Automatische Spracherkennung benutzen Kontrollkästchen markieren, um M-Files so einzustellen, dass die Sprache des Dokuments automatisch erkannt wird.
Optional: Im Konvertierung in durchsuchbares PDF Dialogfeld, können Sie die Qualität der Texterkennung durch Auswahl der Erweitert Optionen zur Festlegung der Primär- und Sekundärsprache, die in der Bilddatei verwendet werden, verbessern.
Das Öffnen der erweiterten Optionen deaktiviert die Option der automatischen Spracherkennung.
Auf Konvertieren klicken, um die Konvertierung zu starten.

Die Bilddatei wird in ein durchsuchbares PDF konvertiert und sämtliche Textinhalte der Bilddatei können nun durch Verwendung folgender Suchfunktionen gefunden werden M-Files.