Créer des tâches séparées

Les assignations constituent une partie importante des flux de travail. Elles déplacent automatiquement les informations et la responsabilité de l'accomplissement des tâches vers la personne adéquate lors d'une transition d'état. M-Files comporte deux types d'assignation avec des flux de travail : Assigner à l’utilisateur et Créer des assignations distinctes.

Vous pouvez spécifer M-Files pour créer des assignations distinctes lorsque le flux de travail de l'objet est déplacé vers un certain état. Pour ouvrir la boîte de dialogue Créer une assignation distincte, activez l’option Créer des assignations distinctes dans l’onglet Actions et cliquez sur Ajouter.

Si vous souhaitez que l'étape de workflow change automatiquement une fois les tâches séparées terminées, indiquez-le dans les options Changement d'étape de la transition d'étape.

Ajouter et supprimer des utilisateurs

Vous pouvez gérer les personnes responsables de la tâche à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Lorsque vous ajoutez des utilisateurs, sélectionnez si vous souhaitez ajouter des utilisateurs individuels à partir de la liste Utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, des utilisateurs à partir de métadonnées ou des utilisateurs à partir de la transition d’état. Par exemple, une personne spécifiée dans la propriété Approuvé par dans les métadonnées de l’objet peut être automatiquement définie comme assigné. Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs, voir Autorisations des transitions d’étape de Workflow.



Sélectionner un utilisateur basé sur une transition d'étape antérieure.

Contrôle

Vous pouvez spécifier M-Files de notifier certains utilisateurs chaque fois qu'une tâche est terminée. Pour celae, cliquez sur Contrôle dans la boîte de dialogue Créer une assignation distincte et sélectionnez les utilisateurs. M-Files désigne automatiquement l'auteur de l'assignation comme superviseur de la tâche.

Les assignations inachevées et terminées sont faciles à identifier, car leurs objets ont des icônes distincts.

Classe d'affectation

La classe d'assignation détermine le type d'assignation et les conditions d'exécution de l'assignation. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Classe d'affectation.

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La description est affichée dans l’e-mail de notification envoyé à l’assigné. Vous pouvez également inclure des modèles de notification pris en charge par M-Files dans la description. Pour de plus amples informations sur les modèles de notification et les variables, consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.

Echéance

Vous pouvez définir une date limite pour l’assignation. M-Files envoie un rappel automatique si l’assignation n’a pas été marquée comme terminée lorsque l’échéance approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune. Un administrateur peut également supprimer la règle.

Conseil : Il peut être utile de créer un aperçu pour afficher les assignations avec une échéance imminente. Pour davantage d'informations sur les vues, consultez Créer une vue.

Créer une étape de workflow avec une tâche séparée

  1. Ouvrez M-Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Sélectionnez Workflow.
    Résultat :Le Outil de conception de workflow graphique est ouvert.
  6. Dans la liste des flux de travail, sélectionnez un flux de travail.
    Résultat :Le flux de travail s'ouvre dans le concepteur graphique de flux de travail.
  7. Dans le concepteur, sélectionnez un état de flux de travail auquel vous souhaitez ajouter une assignation distincte et sélectionnez Modifier l’état dans le volet Outils.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés d'état s’ouvre.
  8. Dans l’onglet Actions, sélectionnez Créer des assignations distinctes et cliquez sur Ajouter.
    Résultat :La boîte de dialogue Créer une assignation distincte s’ouvre.
  9. Cliquez sur Ajouter le ou les utilisateurs auxquels l'assignation distincte est assignée.
  10. Optionnelle : Cliquez sur Contrôle pour ajouter le ou les utilisateurs qui recevront une notification lorsque cette assignation sera marquée comme terminée, acceptée ou rejetée.
  11. Depuis le menu déroulant Sélectionner la classe d'assignation, sélectionnez la classe d'assignation pour l'assignation distincte.
  12. Dans le champ Titre, saisissez un titre pour l'assignation. Cliquez sur Ajouter une variable pour ajouter des variables pour les propriétés des métadonnées.
  13. Dans le champ Description de l'assignation, saisissez une description pour l'assignation.
  14. Optionnelle : Sélectionnez Date limite et spécifiez le nombre de jours pour la date limite de l'assignation distincte.
  15. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Affecter une Tâche Séparée.
  16. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés d’Etape.
  17. Dans le concepteur, cliquez sur Enregistrer.
La tâche séparée est ajoutée à l’étape de workflow. Lorsque une assignation avec le flux de travail associé est déplacée vers cet état, M-Filescrée une assignation distincte et l'ajoute en tant qu'assignation liée sous l'assignation principale.