Convertir en PDF

Lorsque l’étape de l’objet change, M-Files peut convertir automatiquement les fichiers de l'objet au format PDF. La conversion au format PDF est possible pour les types de fichiers suivants :
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Visio
  • RTF
  • fichiers OpenOffice

Lors de la conversion, M-Files met à jour les champs de propriété M-Files dans les documents Microsoft Word et Microsoft Excel avec les métadonnées actuelles de l'objet.

Conseil : Si vous rencontrez des problèmes avec le contenu non anglais, vous pouvez essayer d'activer l'option Advanced Vault Settings PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

Paramètres de conversion

Lorsque vous activez l'option Convertir en PDF de l'onglet Actions, M-Files convertit automatiquement les fichiers d'un document mono-fichier ou multi-fichier au format PDF lorsque l'étape de l'objet change.

Cliquez sur Définir pour accéder à ces paramètres avancés pour la conversion :

  • Stocker chaque fichier PDF &séparément et en relation avec le fichier original : Sélectionnez cette option si vous souhaitez conserver le fichier original. Dans ce cas, M-Files crée le PDF en tant que nouveau fichier avec le même nom que le fichier original. Si le document est un document à fichier unique, M-Files le convertit en un document multi-fichiers et y ajoute le fichier .
  • Recaser les fichiers PDF existants : Sélectionnez cette option pour écraser les fichiers PDF existants ayant le même nom dans un document multi-fichier. Dans ce cas, ces fichiers PDF sont remplacés par les versions créées avec l'action d'état du flux de travail. Si cette option n'est pas sélectionnée et que le document multi-fichiers possède déjà un fichier PDF de même nom, M-Files notifie l'erreur et ne crée pas le fichier PDF.
  • Convertir en PDF/A-1b: Sélectionnez cette option pour vous conformer à la norme ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques. PDF/A-1b est un format plus restreint que le PDF standard et les fichiers convertis en PDF/A sont souvent plus volumineux que les fichiers convertis en PDF standard. Par ailleurs, lors de l'exportation au format PDF/A, certains paramètres d'apparence avancés peuvent être ignorés. N'utilisez le formulaire de conversion au format PDF/A que si cela s'avère nécessaire, par exemple pour des raisons de conservation à long terme.
  • Interdit la transition d'étape si l'objet contient des fichiers de format non convertible : Sélectionnez cette option pour empêcher la transition d'étape dans les cas où la conversion en PDF n'est pas possible (par exemple, pour les fichiers ZIP). Si cette option est sélectionnée et que la conversion PDF n’est pas possible, M-Files notifie l’erreur et empêche la transition d’état.