Convertir en PDF
Les fichiers de l'objet peuvent être automatiquement convertis en PDF sur le serveur lorsque l'objet change d'étape. La conversion au format PDF sur le serveur est réalisable pour les fichiers de formats sources Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Visio, sans oublier les fichiers RTF et OpenOffice.
Lors de la conversion, M-Files met à jour les champs de propriété de M-Files dans les documents Microsoft Word et Microsoft Excel avec les métadonnées actuelles de l'objet.
Paramètres de conversion
Lorsque vous activez la commande Convertir en PDF de l'onglet Actions, M-Files convertit automatiquement les fichiers dans un document mono-fichier ou multi-fichier au format PDF lorsque l'étape de l'objet change. Vous pouvez définir des paramètres avancés pour la conversion.
Stocker chaque fichier PDF &séparément et en relation avec le fichier original : Si vous voulez garder le fichier dans son format d'origine, choisissez de stocker le fichier PDF près du fichier original. Le fichier PDF ne remplace alors pas le fichier d'origine. Le fichier PDF est créé avec le même nom que le fichier original. Si cette commande est appliquée à un document mono-fichier, M-Files le transforme en document multi-fichier pendant la création du fichier PDF.
Recaser les fichiers PDF existants : S'il y a déjà des fichiers PDF avec ce nom dans le document multi-fichier, sélectionnez cette option si vous voulez remplacer les fichiers PDF de même nom existants par les versions créées par cette action. Si cette option n'est pas sélectionnée et que le document multi-fichier possède déjà un fichier PDF de même nom, M-Files vous avertira d'une erreur et le fichier PDF ne sera pas créé.
Convertir en PDF/A-1b : Sélectionnez stockage au format PDF/A-1b si vous voulez respecter la norme ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques. PDF/A-1b est un format plus restreint par rapport au format PDF standard ; ainsi, les fichiers convertis au format PDF/A sont souvent plus volumineux que ceux convertis au format PDF standard. De plus, pendant l'exportation au format PDF/A, certains paramètres avancés d'aspect peuvent être omis. Vous devriez utiliser la conversion au format PDF/A seulement lorsque c'est vraiment nécessaire, pour des conditions de conservation à long terme, par exemple.
Interdit la transition d'étape si l'objet contient des fichiers de format non convertible : Sélectionnez ceci si vous voulez éviter la transition d'étape dans le cas de fichiers dont les formats ne peuvent pas être exportés en PDF (des fichiers ZIP par exemple). Un message d'erreur est affiché et la transition d'étape est évitée.