Affecter à l'utilisateur
Les assignations constituent une partie importante des flux de travail. Elles déplacent automatiquement les informations et la responsabilité de l'accomplissement des tâches vers la personne adéquate lors d'une transition d'état. M-Files comporte deux types d'assignation avec des flux de travail : Assigner à l’utilisateur et Créer des assignations distinctes.
Sélectionnez Assigner à l’utilisateur dans l'onglet Actions pour créer une assignation qui ne génère pas un objet séparé. Si une assignation est créée avec cette option, elle passe à l'état terminé lorsque l'un des cessionnaires modifie l'état du document dans le flux de travail (généralement en déplaçant l'objet vers l'état suivant).
Cliquez sur Définir pour spécifier l'assignation.
La boîte de dialogue Assignation.
Ajouter et supprimer des utilisateurs
Vous pouvez gérer les personnes responsables de la tâche à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Lorsque vous ajoutez des utilisateurs, sélectionnez si vous souhaitez ajouter des utilisateurs individuels à partir de la liste Utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, des utilisateurs à partir de métadonnées ou des utilisateurs à partir de la transition d’état. Par exemple, une personne spécifiée dans la propriété Approuvé par dans les métadonnées de l’objet peut être automatiquement définie comme assigné. Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs, voir Autorisations des transitions d’étape de Workflow.
Sélectionner un utilisateur basé sur une transition d'étape antérieure.
Gestion de la propriété Assigné à
Si l’objet est dans un état qui a créé une assignation, les propriétés de l’objet indiquent à qui l’objet a été assigné. L’assigné peut modifier l’état et terminer l’assignation à l’aide des fonctions de volet de commandes, de la carte de métadonnées ou du menu contextuel. Pour des instructions détaillées, consultez Workflows et Terminer une tâche.