Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage
À la suite d'une transition d'étape, de nouvelles autorisations peuvent être spécifiées et l'objet peut être supprimé ou archivé, ou les deux. Vous pouvez sélectionner plusieurs options de l’onglet Actions simultanément.
Appliquer des autorisations
Ne pas utiliser d'autorisations automatiques
Si vous sélectionnez cette option, l'objet contourne les autorisations automatiques qui lui seraient normalement applicables. Utilisez la fonction Définir les autorisations pour modifier les autorisations effectives pour la version de l’objet.
Ignorez les autorisations de la dernière version enregistrée pour cette version
Les autorisations d’objet dans M-Files sont spécifiques à la version. Pour accéder à la version d'objet la plus récente, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture. Pour accéder à n'importe quelle version antérieure, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à cette version spécifique et à la version la plus récente. Si vous sélectionnez cette option, M-Files ignore les autorisation de la dernière version enregistrée et accorde aux utilisateurs l'accès aux versions antérieures de l'objet pour lesquelles ils disposent au moins des droits de lecture. Les paramètres d’autorisation de la dernière version ne modifient pas cet accès.
Par exemple : Supposons que vous ayons une SOP et son flux de travail avec les états Brouillon, En attente d'approbation et Approuvé. Les trois états ont tous des autorisations différentes. Un brouillon est affiché uniquement pour l’utilisateur qui a créé le document, et un document approuvé est affiché pour tous les utilisateurs.
Le document en est désormais à la version 3 et dans l'état Approuvé (et donc visible et accessible par tous les utilisateurs). Il retourne à l’état Brouillon pour des modifications, et les autorisations sont modifiées de manière à ce que seul le créateur du document puisse le voir. Si l’option Ignorer les autorisations de la dernière version enregistrée pour cette version est activée, tous les utilisateurs ont accès à la version 3 du document, mais pas à la plus récente. Si l’option est désactivée, seul le créateur du document peut voir la version 3.