Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen in M-Files

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateien verwendet, sehen Sie diese Bezeichnungen auch in M-Files. M-Files kann außerdem erkennen, ob die Vertraulichkeitsbezeichnung verschlüsselt ist, und Dateivorschauen ausblenden, wenn die verschlüsselte Bezeichnung den Benutzerzugriff einschränkt.

Um Microsoft Purview Vertraulichkeitsbezeichnungen in M-Files anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass

  1. Die Microsoft 365-Verbindung in M-Files Manage eingerichtet und aktualisiert ist. Anweisungen finden Sie unter Einrichten einer Microsoft 365-Verbindung in M-Files Empower.
  2. Microsoft 365-Speicherung für eine Dokumentenverwaltung aktiviert ist. Siehe Microsoft 365-Speicherung aktivieren für weitere Anleitungen.
  3. Die Kommunikation zwischen M-Files und Microsoft Purview aktiviert ist. Anweisungen finden Sie unter PowerShell-Befehle für Microsoft Purview.
Wenn Sie die Microsoft 365-Speicherung aktiviert haben, verfügt Ihr Dokumentenverwaltungsinhalt über zwei separate Sicherheitsebenen:
  • Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen klassifizieren und schützen Dateien.
  • M-Files-Berechtigungen steuern, wer auf das Objekt in M-Files zugreifen kann.
Beachten Sie, dass die Vertraulichkeitsbezeichnungen und M-Files-Berechtigungen separat verwaltet werden. Das bedeutet, dass in M-Files nur die Vertraulichkeitsbezeichnungen angezeigt werden, sie aber nicht bearbeitet oder verwaltet werden. Ebenso bearbeitet Microsoft Purview keine Berechtigungen oder andere Inhalte in M-Files.

Als Organisationsadministrator können Sie die Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview verwalten. Sie können die Vertraulichkeitsbezeichnungen in M-Files nicht verwalten.

Benutzer können Vertraulichkeitsbezeichnungen nur in Microsoft Office-Apps hinzufügen und bearbeiten, nicht in M-Files. In der M-Files-Benutzeroberfläche werden die Vertraulichkeitsbezeichnungen als Microsoft-Vertraulichkeitsbezeichnungen bezeichnet. Derzeit kann M-Files die Vertraulichkeitsbezeichnungen für diese Dateitypen anzeigen:
  • DOCX (Microsoft Word)
  • XLSX (Microsoft Excel)
  • PPTX (Microsoft PowerPoint)
  • PDF

Weitere Informationen zu Vertraulichkeitsbezeichnungen finden Sie unter Informationen zu Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Learn.

PowerShell-Befehle für Microsoft Purview

Wichtig: Dazu benötigen Sie die Rolle „Globaler Administrator“ im Microsoft Entra Admin Center.
So aktivieren Sie die Kommunikation zwischen M-Files und Microsoft Purview:
  1. Starten Sie Windows PowerShell als Administrator.
  2. Installieren oder aktualisieren Sie das Modul SharePoint Online Management Shell.
    1. Wenn Sie das Modul noch nicht installiert haben, geben Sie den folgenden Befehl ein, um es zu installieren:

      Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser

    2. Wenn Sie das Modul bereits installiert haben, geben Sie den folgenden Befehl ein, um es zu aktualisieren:

      Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

  3. Geben Sie den folgenden Befehl ein und ersetzen Sie [SharePoint address] durch die Microsoft SharePoint-Adresse Ihres Microsoft 365-Mandanten. Beispiel: Connect-SPOService -Url https://mycompany-admin.sharepoint.com.

    Connect-SPOService -Url [SharePoint address]

    Dadurch wird eine Verbindung zur Admin-Website des Mandanten hergestellt und ein Microsoft-Anmeldedialogfeld geöffnet.

  4. Geben Sie im angezeigtem Dialogfeld Ihre Microsoft Entra-Administratoranmeldeinformationen ein und melden Sie sich an.
  5. Geben Sie den folgenden Befehl ein:

    (Get-SPOTenant).EnableAIPIntegration

    Dadurch kann SharePoint Online Microsoft Office-Dateien mit Bezeichnungen und Verschlüsselung erkennen und verarbeiten. Es werden keine Vertraulichkeitsbezeichnungen erstellt, veröffentlicht oder angewendet.

    Wenn der Befehl Folgendes zurückgibt:
    1. True: Fahren Sie mit Schritt 6 fort.
    2. False: Geben Sie den folgenden Befehl ein:

      Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

      Fahren Sie anschließend mit Schritt 6 fort.

  6. Geben Sie den folgenden Befehl ein:

    (Get-SPOTenant).EnableSensitivityLabelforPDF

    Dadurch wird überprüft, ob SharePoint Online für die Verarbeitung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in PDF-Dateien aktiviert ist.

    Wenn der Befehl Folgendes zurückgibt:
    1. True: Sie können Windows PowerShell schließen.
    2. False: Geben Sie den Folgenden Befehl ein:

      Set-SPOTenant -EnableSensitivityLabelforPDF $true

      Anschließend können Sie Windows PowerShell schließen.