Welche Einrichtung benötigen Sie?

Suchen Sie die Zeile, die den gewünschten Funktionen entspricht, und befolgen Sie dann nur diese Schritte. Einzelheiten zu jedem Schritt finden Sie im Abschnitt „Einrichtungsschritte“ unten. Beachten Sie, dass die gemeinsame Bearbeitung zwei Ebenen enthält: Basis und Vollständig – siehe „Gemeinsame Bearbeitung: Basis vs. Vollständig“ weiter unten.
Wenn Sie Folgendes benötigen... Folgen Notizen
Nur Microsoft 365 Storage (keine gemeinsame Bearbeitung) Schritte 1–2 Es ist keine Aktivierung von Tresorberechtigungen erforderlich. Die Aktivierung des Speichers kann nicht rückgängig gemacht werden – testen Sie dies zunächst in einem Nicht-Produktions-Tresor.
Gemeinsame Bearbeitung als Basis-Funktion (schnellste Einrichtung) Schritte 1–2 und und aktivieren Sie die Option für die gemeinsame Bearbeitung in Schritt 2 Verwendet bedarfsgesteuerte, sitzungsbasierte Berechtigungsprüfungen – nicht die volle Funktionalität.
Vollständige gemeinsame Bearbeitung (keine Sitzungsbeschränkungen) Schritte 1–5 und aktivieren Sie die Option für die gemeinsame Bearbeitung in Schritt 2 Berechtigungen werden dauerhaft in SharePoint Embedded gespeichert.
Microsoft 365 Copilot und/oder Search Schritte 1–5 Die gemeinsame Bearbeitung ist optional – aktivieren Sie das Kontrollkästchen in Schritt 2, um auch die volle Funktionalität der gemeinsamen Bearbeitung zu nutzen.

Voraussetzungen

  • Globalen Administratorzugriff auf Microsoft 365
  • Die Microsoft 365-Mandanten-ID
  • Die Microsoft 365-SharePoint-URL
  • Zugriff auf M-Files Manage
  • Tresor-Administratorberechtigungen in M-Files Admin (Konfiguration pro Tresor – Speicherung und gemeinsame Bearbeitung)
Wichtig:

Microsoft 365 Storage funktioniert auch ohne Aktivierung der Tresorberechtigungen, ebenso wie die gemeinsame Bearbeitung als Basis-Funktion, allerdings nur mit zeitlich begrenzten Berechtigungsprüfungen auf Abruf.

Die Aktivierung der Tresorberechtigungen (Schritte 3–5) ist für die vollständige gemeinsame Bearbeitung sowie für Microsoft 365 Copilot und Microsoft Search für den Zugriff auf Tresorinhalte erforderlich.

Sowohl die Aktivierung von Microsoft 365 Storage als auch die Aktivierung der Tresorberechtigungen sind einmalige Vorgänge, die nach ihrer Durchführung für einen Tresor nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Testen Sie zuerst in einem Nicht-Produktions-Tresor – siehe „Test vor der Produktionsbereitstellung“ weiter unten.

Übersicht

Microsoft 365 Storage (SPE) wird pro Tresor bereitgestellt und ermöglicht drei Microsoft-Funktionen mit M-Files-Inhalten:
  • Native gemeinsame Dokumenterstellung in Microsoft
  • Microsoft 365 Copilot und Microsoft Search

Ab M-Files 26.6 können Microsoft 365 Storage, gemeinsame Bearbeitung und Copilot/Search unabhängig voneinander aktiviert werden – gemeinsame Bearbeitung ist optional und nicht erforderlich für Copilot oder Search.

Hinweis: (M-Files 26.6+) Microsoft 365 Storage, gemeinsame Bearbeitung und Microsoft 365 Copilot und Search können unabhängig voneinander aktiviert werden. Gemeinsame Bearbeitung ist optional und für Copilot oder Search nicht erforderlich.

Gemeinsame Bearbeitung: Basis vs. Volle Funktionalität

Die gemeinsame Bearbeitung verhält sich je nachdem, ob die Aktivierung der Tresorberechtigungen (Schritte 3-5) abgeschlossen wurde, unterschiedlich:

  • Gemeinsame Bearbeitung „Basis“ (nur Schritte 1-2): M-Files prüft die Berechtigungen jedes Mal, wenn eine Datei geöffnet wird. Die daraus resultierende Berechtigungserteilung ist 12 Stunden gültig. Wenn ein Benutzer eine Datei in Microsoft Office länger als dieses Zeitfenster geöffnet hat, kann er während der Sitzung den Zugriff verlieren, auch wenn die gemeinsame Bearbeitung korrekt zu starten scheint.
  • Gemeinsame Bearbeitung „Volle Funktionalität“ (Schritte 1-5 abgeschlossen): Berechtigungen werden dauerhaft in SharePoint Embedded gespeichert, sodass es kein Sitzungszeitlimit gibt. Dies ist die empfohlene Einrichtung für Tresore, für die gemeinsame Bearbeitung regelmäßig verwendet wird.

Einrichtungsschritte

Schritte 1-2: Aktivieren Sie Microsoft 365 Storage:

  1. Richten Sie eine Microsoft 365-Verbindung in M-Files Manage ein.
  2. Aktivieren Sie die Microsoft 365-Speicherung für den Tresor in M-Files Admin.
    • Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gemeinsame Bearbeitung“, um auch die Basis-Funktionalität der gemeinsamen Bearbeitung zu aktivieren.
Warnung: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Die Aktivierung von Microsoft 365 Storage für einen Tresor kann nicht rückgängig gemacht werden. Sobald diese Option aktiviert ist, werden Dokumentendateien nach SharePoint Embedded (SPE) migriert und M-Files kann den Tresor nicht wieder in seinen vorherigen Speicherort verschieben.

Validieren Sie die Konfiguration in einem Test- oder Entwicklungstresor, bevor Sie Microsoft 365 Storage für einen Produktionstresor aktivieren. Siehe „Test vor der Produktionsbereitstellung“ weiter unten.

Wenn Microsoft 365 Storage oder eine einfache gemeinsame Bearbeitung ausreichend sind, sind Sie fertig – fahren Sie unten mit Microsoft 365 Storage-Aktivierung und Bereitstellung fort.

Für die vollständige gemeinsame Bearbeitung ohne Sitzungszeitlimit fahren Sie mit den Schritten 3-5 fort.

Schritte 3-5: Volle Berechtigungssynchronisierung aktivieren

Führen Sie diese Schritte aus, um die vollständige gemeinsame Bearbeitung zu nutzen (kein Sitzungszeitlimit) oder um Microsoft 365 Copilot und/oder Microsoft Search den Zugriff auf Tresorinhalte zu erlauben.

  1. Konfigurieren Sie die Benutzerbereitstellung mit Microsoft Entra ID in M-Files Manage.
    Hinweis: Wenn Ihre Organisation die veraltete SCIM-Bereitstellung verwendet und externe IDs nicht aktualisiert werden, stellen Sie sicher, dass Microsoft EntraGallery Application verwendet wird, bevor Sie Schritt 3 abschließen. Dies ermöglicht das aktualisierte SCIM-Bereitstellungsmodell und das korrekte Hinzufügen und Synchronisieren externer IDs. Kunden, die die M-Files-Authentifizierung für externe Benutzer verwenden, sollten ihre Einrichtung validieren, bevor sie die Microsoft Entra ID-Synchronisierung aktivieren, da externe Zugriffsszenarien möglicherweise eine zusätzliche Konfiguration erfordern.
  2. Vergewissern Sie sich, dass Ihren Benutzern die korrekte externe ID von Microsoft Entra ID zugewiesen wurde. Überprüfen Sie dies in M-Files Admin, bevor Sie mit Schritt 5 fortfahren.
  3. Stellen Sie eine Supportanfrage im Support-Portal, um M-Files-Tresorberechtigungen für SharePoint Embedded zu aktivieren. Ihre Vertrauensperson muss die Anfrage genehmigen. Sie erhalten dann innerhalb von 48 Stunden einen voraussichtlichen Starttermin für die Bereitstellung sowie eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Tresorberechtigungen aktiviert sind.
Hinweis: Zugriff auf Controllling Copilot und Search separat steuern

Wenn Sie eine vollständige Funktionalität für die gemeinsame Bearbeitung wünschen, aber nicht möchten, dass Copilot oder Search auf Tresorinhalte zugreifen können, beschränken Sie diesen Zugriff separat in Ihrer Azure/Entra-Konfiguration, anstatt die Schritte 3-5 zu überspringen.

Warnung: Auch dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ähnlich wie bei der Aktivierung von Microsoft 365 Storage in Schritt 2 löst die Aktivierung der Tresorberechtigungen eine einseitige Migration in den permanenten Berechtigungsspeicher in SharePoint Embedded aus. Sobald Tresorberechtigungen für einen Tresor aktiviert sind, kann auch dies nicht rückgängig gemacht werden.

Validieren Sie die Konfiguration in einem Test- oder Entwicklungstresor, bevor Sie die Supportanfrage für einen Produktionstresor einreichen. Siehe „Test vor der Produktionsbereitstellung“ weiter unten.

Grundlagen zur Aktivierung von Tresorberechtigungen

Wenn Tresorberechtigungen aktiviert sind, synchronisiert M-Files Benutzer und Berechtigungen dauerhaft in Microsoft 365 Storage. Dadurch wird die Sitzungszeitbegrenzung der Basis-Funktionalität der gemeinsamen Bearbeitung entfernt und Microsoft Search und Microsoft 365 Copilot können sicher auf Tresorinhalte zugreifen, wobei die M-Files-Zugriffsberechtigungen eingehalten werden.

M-Files führt diesen Schritt im Rahmen einer schrittweisen Bereitstellung durch. Die externe ID-Verifizierung in Schritt 4 und die Supportanfrage in Schritt 5 ermöglichen es M-Files, die Voraussetzungen zu bestätigen, bevor sie für Ihren Tresor aktiviert werden.

Test vor der Produktionsbereitstellung

Sowohl das Aktivieren von Microsoft 365 Storage (Schritt 2) als auch das Aktivieren der Tresorberechtigungen (Schritt 5) sind unwiderrufliche Vorgänge, die nicht rückgängig gemacht werden können. Überprüfen Sie die Konfiguration in einer Test- oder Entwicklungsumgebung, bevor Sie eine der beiden Funktionen für Produktionstresore aktivieren. So können Administratoren das Zugriffsverhalten und Microsoft 365-Erfahrungen im Voraus bestätigen.

Konfiguration prüfen

Nachdem der Speicher aktiviert wurde und die Inhaltsmigration begonnen hat, überprüfen Sie Folgendes:
  • Benutzer können wie erwartet auf Dokumente zugreifen
  • Die Basis-Funktionalität der gemeinsamen Bearbeitung funktioniert wie erwartet, falls aktiviert

Nachdem die Tresorberechtigungen aktiviert wurden, überprüfen Sie zusätzlich:

  • Die vollständige gemeinsame Bearbeitung funktioniert ohne Sitzungszeitbegrenzung
  • Microsoft Search kann M-Files-Dokumente finden
  • Microsoft 365 Copilot kann M-Files-Inhalte referenzieren

Microsoft 365 Storage-Aktivierung und Bereitstellung

M-Files aktiviert Microsoft 365 Storage im Rahmen einer schrittweisen Einführung für jeden Tresor separat. Ihr Tresor ist möglicherweise nicht sofort verfügbar, nachdem die Konfiguration abgeschlossen und die Tresorberechtigungen aktiviert wurden.

Sobald die Tresorberechtigungen aktiviert sind, beginnt M-Files mit der Migration von Inhalten nach Microsoft 365 Storage. Nach der Migration der Inhalte steht Folgendes zur Verfügung:
  • Native gemeinsame Microsoft 365-Bearbeitung (vollständige Funktionalität, wenn Tresorberechtigungen aktiviert sind)
  • Native Microsoft 365-Suche
  • Native Microsoft 365 Copilot (erfordert Microsoft 365 Copilot-Lizenzen)
Microsoft 365 Search und Copilot können erst auf Dokumente zugreifen, nachdem sie nach Microsoft 365 Storage migriert wurden.

Microsoft 365-native Nutzung

Weitere Informationen zu den für M-Files verfügbaren Microsoft 365-Funktionen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation: